行政物资采购管理制度.doc

集团行政物资采购管理流程制度
为加强集团及所属各企业行政采购的管理,保证行政采购活动的透明,降低采购成本,使得行政采购物资的性价比达到最优,适用于金玛集团及其所属各企业的行政采购管理,特制定本制度。
注:本制度所指行政采购物资主要指除了生产用原材料和机器设备以外(包括配套部分)物资以及适宜通过招标采购的物资,不包括外包的工程项目物资采购。
一、需求部门根据本部门业务需要提出物资采购申请,详细列明需求原因、对采购物资规格型号的具体要求、预计价格、物资到位时间及物资使用后对公司效益的影响等内容,经本部门主管领导签字确认后,提交行政部门领导。
二、行政领导对需求部门提交的物资采购申请进行初步审核,主要审核物资采购的必要性,预计价格的合理性及对公司整体和长远效益的影响,以及是否适宜通过招标方式采购,如果无异义,签字确认,对单笔价值超过10000元大额物资采购还需提交公司总经理审核签字,然后转回交行政管理部。
三、行政管理部接到经相关领导签字后的物资采购申请单后与需求部门经办人一起首先寻找供应商,需求部门把我司要求告知对方,主要包括反映供应商实力的简介、采购物资型号规格、数量、交货期要求、服务要求、付款方式等,并明确对方回复时间,供应商需要在约定的时间内提供以下资料:
1、 对我方要求的回复,必须做出书面回复;
2、营业执照传真件;
3、 税务登记证传真件;
4、 其他相关资料。
四、行政管理部和需求部门一起重点审核以下内容:
1、营业执照和税务登记证的年检情况及其他能证明该供应商合格的文件资料;必要时可以要求审核原件;
2、采购物资的规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、交期和售后服务等;
3、根据需要可以去供应商处实地考察也可以把供应商请到公司来了解情况;
4、根据每批采购物资情况确定各考核指标所占比重,根据审核结果确定合格供应商,合格供应商数原则上不得低于3家;
5、根据每批采购物资情况确定是否需要需求部门领导和财务总监参加考评;
五、由业务需求部门编写审核结果报告并经所有参与审核的人员签字后上报行政与财务领导,由财务总监从合格供应商中确定最终质、价均优的供货单位,并签字确认,对金额超过RMB10,000元的采购事项,还需提交公司总
经理签字批准。将经过批准的招标结果报告交财务管理部。
六、行政部通知业务需求部门和供应商确定合同内容,并审核合同的内容与招标结果是否相符,无疑义后告知需求部门通知供应商将盖章后的合同送到公司,需求部门填写《合同盖章审批单》连同合同一起交财务领导审批,审批后由业务需求部门责任人拿到办公室盖章,需求部门复印两份,两份复件分别存档于行政部和需求部门,并将原件交财务管理部。
七、业务部门根据合同约定填制报销单和付款申请单,报销单后附发票和有当事人签字确认的验收合格单(如果需要安装验收),经本部门和行政部门领导批准后交财务财务部审核,财务管理部审核报销单和付款申请单上的付款单位、价格、付款方式、付款期和付款条件等内容是否和合同一致,如果一致在报销单和付款申请单上签字,并将合同原件及经过领导审批签字的结果报告附在报销单后提交财务总监审核。
八、财务总监审核签字后,由财务管理部交相关会计人员进行帐务处理和办理付款事项。
九、集团所在地之外单位的行政物资采购流程中财务部的职能由各单位财务部经理代