企业经典程序文件.doc

XX有限公司●文件编号:-2016
●修改码:2
文件控制程序● 8页,第1页T
目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制,确保在使用场所得到适宜版本的文件。
范围
适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。
职责
总经理:批准发布质量手册、质量计划(专项质量计划)。
管理者代表:审核质量手册,批准程序文件以及其它质量体系文件。
生产技术副总经理:批准技术性文件和企业标准。
公司生产管理部:编制质量文件和记录编号规则,确定文件编号;编制质量文件清册和质量政策法规文件清单;组织编制质量手册和程序文件,负责质量手册和程序文件的编号、标识、发放、更改;负责技术性文件的审查/审批,企业技术标准清册和产品技术标准清册的编制;生产工艺类文件,电器设备类文件、安全、环保类文件和部分资料的管理。
各厂、分公司:据已有生产工艺特点,组织编制本单位具体的生产组织方案,负责本单位有关安全、环保、设备、电器、仪表类等一般性文件及资料的管理。
档案室:负责全公司各类文件,生产装置、技术改造图纸资料和新置重点设备附带资料,设备安装、竣工验收资料的管理。
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相关部门:相互配合并负责本部门内自定文件和资料的编写、审核、标识、发放、更改、保管和销毁工作。
工作程序
文件和资料的分类
。如下:
质量管理体系文件:
质量手册
程序文件
质量计划(含专项质量计划)
支持性作业文件
文件和资料
外来文件:
国家标准、行业标准
设计文件
标准图册
法规政策文件
各类合同
本程序文件仅就质量管理体系文件的控制进行规定。
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文件的编写与审批
质量手册由公司生产管理部负责编写,管理者代表审核,最高管理者批准。
程序文件由生产管理部组织编写,编写部门负责人审核,管理者代表批准。
支持性文件由归口职能部门负责编写,部门负责人审核,单位主管副职批准。
质量计划(含专项质量计划)由生产管理部负责组织编写,生产管理部负责人审核,公司总经理批准。例外情况参照执行。
文件的编号规则
a)质量手册的编号为:
QYGT / A——2009
年号
质量手册代号
曲靖越钢集团有限公司代码
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b)程序文件的编号为:
QYGT / B × ×——2009
年号
程序文件号
程序文件代号
曲靖越钢集团有限公司代码
c)作业文件的编号
QYGT/C××——××——(××)
部门代号
作业文件顺序号
程序文件号
作业文件代号
曲靖越钢集团有限公司代码
文件发放前由发放部门标识发放号
与质量体系相关的文件发放前由文件编写单位区分受控文本和非受控文本,并以印章进行标识。公司内部使用受控文本,经各单位质量管理体系负责人批准对外提供的文件为非受控文本。
生产管理部确定质量手册和程序文件的发放范围,经管理者代表批准后,在“质量文件控制清单”中予以明确,并负责《质量手册》、《程序
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文件》的发放。
文件发放和接收部门以“文件收、发文登记本”办理领用和接收手续,包括文件标识的登记。
文件严重破损时,以破损的旧文件向文件发放部门换领新的文件。新的文件沿用原文件发放号,旧的文件由发放部门销毁。
文件丢失需经申请才能补发。申请由使用部门负责人核实,发放部门负责人批准。补发的新文件要标识新的发放号。
文件的保管
文件持有部门、人员负责文件的保管。文件持有人员因工作变动,应将持有文件交回发放部门。
持有文件的人员不得私自复制文件,不得私自向外部人员借、赠送、转让。经管理者代表批准,生产管理部可办理外部人员在指定地点的借阅。
文件的更改
文件的更改不得违背适用的法律、法规、标准的有关规定,不得降低产品质量。
文件需要更改时,由提出更改的部门或人员填写“文件更改申请(通知)单”,说明更改原因和更改内容,对重要的更改还应附有充分的证据。
文件更改申请(通知)单的审批由文件原审批人进行。原审批人不在职时可由接替其岗位的人员办理,但须取得原审批所依据的有关
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料。
文件更改申请(通知)单经审批后,由提出部门或人员将其送交文件