行政管理部与各部门工作流程.docx

行政管理部与各部门工作流程
公章的使用
工作关系

使用公章:各部门因公使用公章,首先需填写《用章审批表》,交主管行政副总审批签字,方可到印章管理处(行政管理部)盖章。
出具证明:因员工个人需要公司出具各类证明,应先到人力资源部开具证明,填写完整《用章审批表》交主管行政副总审批签字后,到印章管理处(行政管理部)盖章。
借用公章:各部门因公借用公章外出,需填写《借章审批表》,交主管行政的副总审批签字后,到印章管理处(行政管理部)借用并签字认可。归还公章时签字认可。
工作方式
《用章审批表》、《借章审批表》均通过纸质流转。
责任划分
分管行政副总经理:负责监督印章使用情况;
负责对使用、借用印章的审批。
行政管理部经理:负责公司公章、合同章、与原件一致章、再次复印无效章等的保管及维护;
负责各类公章的正确使用;
负责对使用、借用公章的登记存档。
人力资源部经理:负责审核员工因需要开具证明时提供的材料,并开具使用公章证明。
公章使用流程
固定资产申领
工作关系
各部门需申领固定资产的,由部门经理填制《固定资产申请单》,交行政部审核,如库存已有,经主管行政副总审批,各部门经理在《资产领用表》签字并领用。如库存没有,由行政部填写《采购申请》,经主管行政副总审批,交商务购买,各部门经理在《资产领用表》签字并领用。
工作方式
《固定资产申请单》、《资产领用表》均通过纸质流转;《采购申请》通过OA流转。
责任划分
分管行政的副总经理:负责审批《固定资产申请单》;
负责审批电子版《采购申请》;
负责对行政管理部资产管理过程进行监督。
部门经理:根据工作需要,合理安排部门内的资产;
因工作原因需增加办公用品的固定资产时填制《固定资产申请单》;
行政管理部经理:负责资产的调配、购买、仓储;
保证办公过程中各类资产的正常使用,
负责审核《固定资产申请单》并监督执行。
行政助理:负责个人《资产领用表》的管理、存档;
负责自用类的资产《采购申请》的填写、报销;
商务:负责资产的采购;
固定资产申领流程
固定资产借用
工作关系
如因工作需要,员工需借用公司固定资产,由部门经理填写《资产借用申请单》,交由行政管理部经理审批,行政管理部经理流转至行政助理处确认,行政助理将资产交借用人签字并领用。
工作方式
《资产借用申请表》通过纸质流转。
责任划分
各部门经理:根据工作需要,合理安排部门内的资产;
因工作原因需借用公司资产时填制《资产借用申请表》。
行政管理部经理:负责公司资产的管理、监督;
负责审核《资产借用申请表》并监督执行。
行政助理:负责个人《资产借用表》的管理、存档;
资产借用流程
固定资产报修
工作关系
各部门如固定资产需要维修,则由部门经理填写《故障报修单》交行政管理部经理,行政管理部经理通知应用推广部经理,应用推广部经理安排人员检修,如能修好则返回各部门继续使用,如不能修好,由商务送外检修。
工作方式
《故障报修单》通过纸质流转。
责任划分
各部门经理:如部门内固定资产发生故障时,应填制《故障报修单》,交行政管理部经理处理。
行政管理部经理:各部门报修固定资产故障时,负责通知应用推广部检修;
负责审核《故障报修单》,并监督执行。
应用推广部经理:负责安排人员对《故障报修单》中描述的问题进行处理并跟踪。
商务:应用推广部不能修好的固定资产,负责送外检修、跟踪。
固定资产报修流程
固定资产报废
工作关系
各部门如发现固定资产出现故障,应通知行政管理部,行政管理部通知应用推广部经理安排人员查看,如不能修,则由行政管理部填写《办公设施报废单》,应用推广部检修人员填写报废原因及签字确认,
工作方式
《办公设施报废单》通过纸质流转。
责任划分
行政管理部:各部门报修固定资产故障时,负责通知应用推广部检修;
负责填写、审核《办公设施稿费单》,并监督执行。
应用推广部:负责安排人员对固定资产的故障进行检修,并在《办公设施报废单》上填写原因、签字确认。
商务:对已报废的固定资产进行处理。
固定资产报废流程
低值易耗品请领
工作关系
各部门需要领用低值易耗品时,可向行政助理提出申请,行政助理提供所需物品,领用人在《资产领用表》上签字确认并领用。
工作方式
《资产领用表》通过直至流转。
责任划分
行政助理:负责为员工提供低值易耗品;
负责《资产领用表》的存档、保管。
低值易耗品申领流程
员工出差
工作关系
各部门因公需派遣员工出差,应由派遣人填制《出差派遣单》,出差员工填制《订票申请》交行政管理部,由行政管理部安排订票、订酒店,出差员工如需借款需填写《借款单》由主管行政副总审批后到财务室借款,最后