5s管理-办公电脑文件管理.doc

5s管理-办公电脑文件管理.doc带格式的:右,边框:底端:(单实线,口动设留,0・75磅行宽)」5S管理-办公电脑文件管理我们为什要做5s,仅仅是打扫卫生?当然不是,那些都是表面的功夫。5s根本目的是规范管理,提高效率,减少浪费。所以不光是一线,全体行政部门也一样持续推逬5s,先从基本的车间整理,文档整理开始。—OEM总经理王海岗为进一步提高办公效率,减少工作遗漏、差错。公司(也是Rocky)要求所有办公人员对责任文档、邮箱进行有条理的归类整理,可通过分类文件夹、标注等方式整理。目标:能最快的速度找到需要的文件、邮件、材料等。■[带格式的:边框:左侧:(无框~第一步:整理:(没有标识的产品,属于不合格产品)删除没用或可要可不要的文件。1、 按访问日期排列文件,将两个月以上或时间远久的文件删掉或刻盘保存,做时间记录。纸质文档亦同。2、 对不知什么内容,无注明,无意义内容的文件,删除。无效的邮件,系统产生的通知邮件,广告邮件毫不犹豫的删除。3、 常用的文件放在办工桌上不常用的文件按期归档内喩却训常申那咅•讥文件活动笔备各各批文E奖类发文…•职培训签班筈第二步:整顿:将各类文件进行归类存放,类别,先大类在小类,按类规则选取。1、 归类与删除。分清文件类型归放地。去除修改前相同的备份文件。2、 名称定义清晰,盘名、文件夹名取名应"见名知义",频繁使用应建立特殊图标以示区别。3、 区分常用与不常用,常用的文件应放在显著的地方,不应放在深层文件夹中更不可放到压缩包中。4▲/4、邮件目录资料建立树状文档,便于管理和高效查找。图例:B 幫用文件夹2015年中规划会牧件18-korrun(chensc)B阔korrun(chensc)曰呂忸判8二Amy⑴L孙亚发文、通告口工会更要任隽归档⑵(1亘楫绻已发送耶件卜工FIB及新处動公魔训II扬州游员工毀工会代表大会部门战游存活动公85■传相H贾工屋谈会蜩;JWB供应剧大会屢迎晨会熙片人事部部门照片MUM来访第三步:清扫:借助360安全卫士等第三方软件,。为减少系统C盘程序运行产生文件垃圾,提高运行效率。软件的安装:1、 与操作系统有非常密切联系的软件,直接安装在系统盘的ProgramFiles文件夹,其他的软件均可安装在其他盘的ProgramFiles文件夹(如D:),尽量系统盘保持清洁的系统。2、 易生成文件碎片和有有保留记录的软件,同上装在其他盘上。如D盘的ProgramFiles文件夹。3、 桌面整洁,分类存放小图标,使电脑桌面仅留三五个图标变得整洁美丽。4、 桌面程序尽量使用快捷图标,文件夹也使用快捷图标(根目录一定是在除了C盘以意外的工作盘)。5、 仅设立一个与程序链接,无需在桌面、开始菜单、快速启动栏中三方或两方重复出现。程序快捷图标存放可以这样安放,不常用但不能少的快捷图标可以放在开始菜单里,常用的快捷图标可以放在桌面,常用需启动快捷图标放在快速启动栏中但安装量保持三四个不可多。图例:系统(U)C:件(D:)■^^(4)(E:)89片视频(F:)113GB可用,//・有可移动存储的设备(1)・网络位置(1)粧州开润()(Z:)•共300GB计算机