北京西直门华星贸易大厦有限公司物业管理中心行政部规章制度.doc

北京西直门华星贸易大厦有限公司物业管理中心行政部规章制度
物业管理中心行政部规章制度 北京西直门华星贸易大厦有限公司
北京西直门华星贸易大厦有限公司
物业管理中心行政部规章制度
2002年10月
目录
2第二时间管理规定
4中心印章管理规定
5经理办公例会制度
6信息反馈制度
7文档管理规定
9公文管理规定
11更衣柜管理规定
12标识管理规程
14工服管理规程

第二时间管理规定
一、目的
落实对第二时间的各项管理要求,保证华星大厦在“第二时间”的正常运营和安全,及时处理各种突发事件。
二、范围
适用于第二时间内对华星大厦人员、物品、安全检查及突发事件的管理控制。
三、职责
1、值班经理负责在第二时间内各项工作的正常开展,积极妥善的处理好本职的一切业务,对各岗位的工作情况进行监督、巡查、并做好工作记录。
2、遇到重大紧急和超出职责范围的事件,值班经理须及时向有关部门和物业管理中心领导汇报请示。
3、行政部经理负责对值班经理的工作进行指导,检查。
四、程序
1、值班经理上岗时间为:
(1)周一至周五当日17:00至次日8:30
(2)周六、周日及法定节假日全天
2、值班经理上岗前,由行政部经理负责传达物管中心经理会议的精神、指示,传达其他部门的信息,通报需要注意的工作事项,转交需由下一班人员处理的工作。
3、值班经理负责向各岗运行值班人员传达上级指示,听取各岗位工作的汇报,布置当天的重点工作,对特殊情况亲自处理。
4、值班经理按照有关岗位职责的要求,巡视各岗位人员的上岗情况,对重要设施及水、电、空调、电梯、锅炉等运行情况进行检查,对严重违规行为进行处罚,并认真做好记录。
5、负责对客户二次装修的进程和施工队的人员情况进行监督、控制,及时发现并处理违反大厦制度、破坏大厦设施的行为。
6、受理第二时间内大厦客户的各项服务要求,遇客户搬迁需要进出货,须严格按规定的程序办理,并认真检查物品与单据是否相符,确认无误后方可放行。
7、负责检查警卫人员和消防中控人员的上岗情况,督导保安人员对大厦进行巡查,控制人员的进入,对所发现的问题及时进行处理,并认真做好记录。
8、发生严重突发事件(包括火灾、严重设备意外、重大治安案件等)时,要组织相关人员抢险、保护现场、及时向物管中心相关部门经理及中心领导报告。
9、根据公司“竭诚服务”的方针,对客户的服务需求,尽力予以解决,但对于无理的要求,要在有礼有节的原则下,婉言拒绝。
10、每日工作后,值班经理须认真填写《值班经理日报表》并办理好工作交接手续,对于需要移交解决的问题,要有明确的文字说明。
五、监督执行
由中心领导监督执行。
中心印章管理规定
一、中心的印章是公司授权物业管理中心用于办理各项公事、公函、签署协议合同等事宜的非独立法人印章,由物业管理中心行政部负责保管。
二、大厦各部门因公用章,须经大厦物管中心领导审阅批准后方可使用。
1、所有涉及合同、协议方面的文件,需加盖印章时,必须经中心领导亲自审阅批准后,在中心行政部登记使用。
2、所有涉及物业管理中心以外的重大办公事务(如对业主、外单位和公司)需用印章时,须经中心领导亲自审阅并批准后,在中心行政部登记使用。
3、对于物业管理中心内部的一般性办公事务需用印章时,须经中心领导批准后,在中心行政部登记使用。
三、在中心领导因公不在大厦时,各部门因公使用印章,须经行政部经理批准后,方可使用。
四、凡不符上述用章规定的,行政部有权拒绝办理。
经理办公例会制度
一、物业管理中心经理办公例会是在中心主任主持下召开的物管中心部门经理的例行工作会议。
二、例会包括每日例会(晨会)、周会、月会和专项例会。
三、经理办公周会一般于每周一上午9时召开,由大厦物管中心主任主持,中心各部门经理以上人员参加,会议内容主要包括汇报各部门日常工作的进展情况、各部门工作协调、确定中心和部门的工作重点等。晨会于每日上午9时召开,月会于每初五个工作日之内召开,专项例会针对专项工作,由物业管理中心行政部统一组织安排。
四、例会一般由中心各部门经理参加,部门经理因故不能参加例会的,需要提前请假,经批准后,指派专人参会,代理人应如实汇报部门工作情况,并做好会议记录,及时向经理汇报。
五、部门经理应按时参加例会,不迟到、不早退,注意仪容仪表。
六、例会除晨会外均需记录会议纪要,周会、月会纪要由中心行政部记录成文,专项会议由牵头部门记录成文,中心主任签发,报公司总经理办公室。
信息反馈制度
一、反馈内容:
大厦领导在工作例会、晨会、专题会上就部门工作下达的有关指令的落实情况;
大厦领导通过电话、口头等方式对部门、专业、岗位等具体工作做出临时性安排的落实情况;