2021年英语商务信函写作的构思工具及范例分析.docx

英语商务信函写作的构思工具及范例分析

　　[摘要] 伴随中国国际贸易的发展，多种涉外协议、协议、通知等英语商务信函日益增多。不论对个人还是企业来说，一封优异得体的商务信函会给您的同事、供给商和用户留下良好的第一印象，有利于商务活动的成功进行。本文提出一个英语商务信函构思工具来辅助写信者对信函进行构思，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析。
　　[关键词] 商务信函 构思 订货 确定订购
　　一、引言
　　英语作为国际通用的商务语言，对其沟通交流技巧的掌握程度逐步成为表现企业文化和素质的前沿准绳。不论对个人还是企业来说，一封优异得体的商务信函会给您的同事、供给商和用户留下良好的第一印象。伴随全球经济一体化进程的不停发展，世界范围内的经济合作和交流也在不停增多。大家不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自见面协商。而且我们经常需要将自己的贸易伙伴做出的多种承诺变成有籍可查的文字统计。这时商务信函就成了替代亲自拜会的一个廉价有效的沟通媒介。 我们给贸易伙伴的每一封信全部代表着自己所在企业的形象，显示着企业的水平和实力。“一封好的商务信函有利于促进和发展同用户的关系，在促进达成新的业务方面起着主动的作用。”
　　二、英语商务信函构思工具
　　在书写信函之前，列出一份清单或划出一个提要将有利于笔者完成一份有效成功的商务英语信函。先设想一下你的读者对你写的内容有何反应，这将影响到怎样组织你的行文。在此，笔者提出以下一个英语商务信函构思工具来构思写信者的文章。该构思工具包含以下7点：
　　do you know about the reader? 你对读者了解多少？
　　many times have you already discussed this topic with the reader? 这个话题你已经和读者讨论过多少次了？
　　从未 一次 than once数次
　　does the reader want to know? 读者期望了解什么？
　　do you want the reader to know? 你期望读者了解什么？
　　will the reader’s reaction be to the points? 读者对这些问题会作出什么反应？
　　News好消息 interested略感爱好
　　无动于衷 News坏消息
　　on thereader’s reaction, what type of letter will you send? 依据读者的反应，你会寄出什么样的信函？
　　信息 News坏消息 劝说
　　do you want the reader to do after he or she is finished reading?你期望读者读完信后做些什么？
　　依据以上7个方面，仔细考虑写信的目标和写这份信件应该符合的注意事项和要求。然后，列出逐一考虑后应正确方案和方法内容。接着，针对所列出的要求寻求到答案或对象，确定自己是否有足够的条件和能力来达成。努力做到信函的准确度，清楚度，避免使用模棱两可，可能造成歧义的词句，禁忌使用陈词滥调。这个构思工具能够视为一份引导性的提要，辅助其书写商务信函，把握住信函的内容和着重之处。
　　三、范例分析
　　下面笔