最新版香港廉政公署制作实务指南 协助中小企预防业务运作中.pdf

■資料來源:《中小企業「管治與內部監控」實務指南》協助中小企預防業務運作中出現貪污舞弊行為香港廉政公署製作實務指南加強存貨及公司物品監控?防止以權謀私公司資產包括公司的售***品存貨及其他物品, 如電腦設備、辦公室設備、公司車輛等。如果有權使用這些資產的職員挪用或濫用資產以謀取私利,會令公司蒙受損失。以下提供的有關管控清單,能夠有效防止上述情況出現。主要程序—存貨建議監控措施/常規─存貨 A 一般監控措施■制定存貨管理程序,內容應包括貨品的認收、儲存及保安,存貨的補充、發放、棄置及核對、差額處理及存貨記錄修訂等。■訂明各項存貨管理職能(例如發放存貨、棄置及註銷貨品、修訂存貨記錄)的審批人員職級。■清楚界定負責存貨管理人員(例如倉務員、倉務主管、採購及會計人員)的角色及職責。■盡可能將存貨管理職責分工,由不同人員負責採購、存貨認收及發放、撰備存貨記錄、盤點、批准棄置貨品等工作。■禁止有權存取實貨者更改存貨記錄。一般監控措施(見 A ) 認收及儲存貨品(見 B ) 發放貨品(見 C ) 棄置貨品(見 D ) 核對貨品(見 E ) 068 █香港印刷第期 47 UPM Finesse Classic Gloss, 90gsm 行業動態編者按: 《香港印刷》第43期和第45期刊登了香港廉政公署《中小企業「管治與內部監控」實務指南》在反貪法例、紀律守則、內部監控系統、採購程序、銷售及人事管理方面,中小企業應該嚴守及注意的事項,為落實防貪工作環境提供了很多指引。除了上述的注意事項外,《實務指南》還就存貨及公司物品監控、樓宇維修過程提供防貪措施及建議,管理人員可以根據自身企業的實際需要,採取最合適的行動,實踐誠本管理。 68 2010/2/1 下午 12:32:42 ■備存妥善的存貨記錄,包括: 用以辨別及描述每件或每批貨品的詳情, 包括貨品代碼、批次編號、貨品詳情及其他重要資料(如過期/有效日期)等; 每宗收發交易的詳情,包括日期、貨品提存、數量、單據參考編號、收發人員姓名、存放地點等; 每種貨品的存貨量。■如資源許可,使用電腦存貨管理系統記錄存貨及交易資料;亦可考慮使用電腦條碼或無線射頻科技,進一步加強管控。■會計部門應另設獨立的存貨會計記錄,每月與存貨記錄互相核對。 B 認收儲存貨品■預先向倉務員提供預期送達貨品的購貨訂單副本。■規定倉務員在認收貨品時,須根據購貨訂單核對貨品規格及數量;如正確無誤,須在***/ 送貨單上簽署認收。■如屬大量或高價貨品,考慮委派採購或督導人員在場監察及加簽認收。■要求倉務員如發現過量訂購或嚴重貨品短缺或損壞情況,應向管理層匯報。■對存貨採取足夠的保安措施(例如將高價貨品上鎖,並使用智慧卡或不能隨意複製的鎖匙, 以限制人員進出倉庫)。■在可行情況下,考慮安裝具備錄影功能的閉路電視,以監察倉庫出入口。■如倉務員有所調動,應更換貨倉密碼及鎖匙。 C 發放貨品■規定收貨人員須出示經適當職級人員批核的貨品申請表格,並在表格上確認收訖。■由指定負責人員盡快更新存貨記錄。■嚴格規定按「先入先出」的原則發放貨品,特別是有指定有效日期或存倉限期的貨品。 D 棄置貨品■由指定管理職級而又沒有權存取貨品的人員批核棄置的貨品(例如過期、損壞或低流量貨品) 及棄置方法(例如報廢、拍***或損贈)。■如出售棄置貨品,應用公平競爭