第4讲 书面沟通(便函写作.ppt

内容提纲?便函及其写作要点?倾听——非语言的接收技巧作业 3—书面沟通(便函写作) 在彩虹电子公司生产部的一个房间里,工人们正在忍受着难以容忍的闷热生产彩色电视显像管。即使在外界温度仅有28度时,生产车间内就已经是 38度高温了。在 6月、 7月和 8 月三个月内, 36名工人中已有 24名因为无法忍受炎热而辞职。这种现象每年夏天都会发生。在房间远处角落里,电扇前坐着一位质量检测人员(房内只有一位)。相反,生产线的工人们却正扛着 10公斤重的显像管。早在两年前,彩虹还没有收购这家工厂时,作为生产主管的你就申请要求安装空调。但是管理阶层很害怕花费近300 000 元将厂房连同仓库隔离并安装空调(因为仅给车间安装空调是不合算的)。由于通货膨胀,隔离厂房和安装空调的费用已经上涨为 500 000 元加之工人转岗率如此之高,每年夏天工厂都要亏损。给负责生产的副总裁吴清写封便函重新提出这一要求。便函便函是组织内用得最多的一种书面沟通方式。便函的写作技巧和书面沟通的写作技巧一致。?良好意愿?简洁易懂?清楚具体便函——电子邮件便函可以看作是在纸张上书写的电子邮件。它们的格式相似,作用相同。尽管许多公司已用电子邮件取代了备忘录,但它仍不失为一种有用的交流形式。一张纸会比一封电子邮件更难以忽略,通常也让人觉得更为重要。然而,便函不应当作逃避与人交流的工具。便函的格式便函通常要打印出固定有 4个标题的格式: TO : FROM : SUBJECT : DATE 。(这四个标题的顺序可以不同) 便函常见格式便函与信函的不同点便函内部函电便函格式以本部门同事为对象部门内问题,通常有缩写非正式的语气(因为和阅读者熟悉) 信函外部函电书信格式以本部门外的同事或公司外部人士为对象部门外问题,缩写要说明更正式的语气(因为和阅读者不熟悉)便函类型 (其中包含“问题—答案式”的) ,该通信属说明性。如果读者对我们传达的信息反应积极,该通信属肯定性。上述两种通信都没有要求读者立即采取什么行动。我们通常希望对方对我们传送的信息抱以正面的反应,所以即使是说明性通信一般也会有说服和论说的色彩。说明性和肯定性通信的组材