论坛流程.doc

中华传统文化公益论坛(公民德行教育公益论坛)会务指导参考目录一、论坛筹备方案二、论坛举办工作流程三、义工守则四、老师简介及论坛课程表五、弘扬中华传统文化汇报团特别说明六、论坛温馨提示七、申办论坛须知八、邀请函式样中华传统文化公益论坛(公民德行教育公益论坛)筹备方案为大力倡导社会主义精神文明,积极响应中宣部提出的“弘扬中华文化,做有道德的人”的要求,促进“身心和谐,家庭和谐,社会和谐”,努力建设中华民族共有精神家园,(主办方)决定邀请“弘扬中华传统文化汇报团”在省(市、县)举办“公民德行教育公益论坛”。具体筹办方案如下:一、论坛时间二、主讲人:陈大惠老师带领的“弘扬中华传统文化汇报团”各位老师三、地点四、致开幕词领导及主要邀请嘉宾五、参会人员六、组织方案七、各组工作分工?秘书处?办理论坛报批手续?确定会场、规模?拟定论坛筹备方案?草拟领导演讲稿?邀请嘉宾及嘉宾席位排序,嘉宾接待?学员报名录取掌控?发放资料、文件掌控?合作单位联络受理?协调督导各组工作进度?财务处?统筹大会收支?接收、管理捐款?收支登记记账老师接待组?食宿安排?接送站?车辆调度?订票?预定酒店;?检查房间卫生、设施;?根据老师行程保障老师车辆接送订票;?按照老师要求安排房间住宿;?有专人与老师方面沟通,确定老师用餐人数,准备经济节约的全素菜品,每天有专人陪同老师到预定地点就餐。会务组?会场布置?物资准备?午餐热水?医疗卫生?会场主讲台、主持台、点评台布置(参见图示);?会场主背景板、宣传展板、会标、背标、场外会标、分组牌、接站牌、导视牌(注)、送行牌准备;?嘉宾席卡、老师席卡、贵宾席卡准备;?工作人员工作证、记者证、胸卡制作;【注:导视牌:记者报到处、问询处、医务处、饮水处、卫生间等;手举式牌:请关闭手机、还有五分钟、时间到、请勿录像拍照、安静、请勿吸烟。贴墙上:吸烟区、卫生间指示牌;支架式易拉宝:问询处、签到处。】?根据参会人数,确定车辆类型、数量及司机的配备并留有余量;?根据秘书处确定的资料袋数量及袋内资料清单,准备齐全并装袋,在会场座位上摆放;?采购各组所需物资,列出物资清单。确定物资处管理员,制作物资流通登记表;?根据大会组织方案与条件,为学员提供午餐视频与就餐方式,可以集中分区就餐(快餐),也可以订制盒饭或简单食品。提供的食品均为健康卫生素食。在会场准备保温开水桶,提供足量热水与纸杯供学员方便使用;?设立医务小组,挑选有一定急救经验的医生2—3位,准备常用应急药品用具:急救箱,应急药品,创可贴,纱布,胶带等。媒介与新闻组?会场灯光音响?摄影投影?摄像?记者接待?配备专业人员1—2名负责调试灯光音响,并与会场工作人员协调配合,保障会场正常使用效果;?主席台两侧两个投影,一个为主讲人镜头,另一个为课间放映,没有课件时,两个均为主讲人镜头投影。主摄像机录音线连接到主音控台音频输出口,不得用外录话筒。如有视频分会场,可用另一台摄像机输出到分会场投影;?有专业人员负责拍照工作,准备3—4名摄像人员,并进行适当分工,每天按时把照片资料拷贝到指定电脑中;?根据大会规模安排,可成立记者小组,邀请接待记者,提供大会新闻通稿(由秘书处草拟),与会务方沟通,联系采访和答记者问等。义工组—学员辅导组?引领入场?引领出场?引领学员就餐?维持会场秩序?各组义工熟悉会场,明确本组区域;?确定各组举牌人员的站位,引领人员的进场路线,各组进场顺序;?退场主持人上台后,迅速站位,准备引领学员老师退场;?中午退场后,引领学员老师就餐。义工组—嘉宾服务组?席卡、茶水、纸巾准备?佩戴胸花?进退场?根据秘书组提供嘉宾名单预留嘉宾席位;?摆放嘉宾席席卡,茶杯,准备嘉宾胸花,纸,笔等;?引领嘉宾进退场义工组—迎宾组?课前资料发放?迎宾?温馨提示?领读弟子规?领唱国歌?安排退场?手语表演?课前发放资料;?熟悉会场环境,确定站位;?温馨提示举牌人员确定走场路线;?确定领诵弟子规、领唱国歌人员;?确定退场主持人,熟悉退场温馨提示;?确定手语表演人员,学****手语。义工组—亲友团服务组?接待?住宿?就餐?出入场?根据老师提供亲友团名单预留亲友团席位;?与秘书组商定亲友团入住宾馆及就餐地点;?提前与亲友团沟通,是否需要预定返程车票;?在入住宾馆设立接待处,接待亲友团成员并安排入住及就餐。义工组—舞台服务组?舞台卫生清理?喷洒鲜花?调整桌椅?更换热毛巾等?清理舞台卫生,主持台、主讲台、点评台卫生;?熟悉课程表,准备相应物品;?喷洒主席台鲜花。义工组—老师服务组?老师休息室?会场内义工?老师休息室:卫生清理,摆放鲜花、水杯、热水、茶叶、水果、点心、糖果、纸巾、小毛巾等。老师专用卫生间卫生清理,摆放空气清新剂、纸巾、洗手液、毛巾;?会场内:卫生清理,老师席卡、水杯、纸笔、纸巾、资料袋摆放。外地学员接待组?外地学员接待?外