网络传真机系统方案试题.doc

方案设备保全处网络传真系统解决方案公司目前使用的是传统传真机, 不容易管理控制企业员工传真的收发情况, 一些部门传真量大的, 每天在收发传真方面浪费很多时间, 因此希望能使用网络传真系统来规范管理, 提高效率与节约办公耗材方面的支出。一、采用网络传真可以解决公司以下情况: 1 、公司每天传真件收发量大,特别是有一些业务与采购部门, 当传真量大时,对传真件的分检、查询比较困难。 2 、垃圾广告传真不容易过滤,并且浪费公司晒鼓、墨盒、纸张等资源。 3 、传真件控制不易,并且发送后无法追踪,收到的传真也不易分发。 4 、重要机密传真不容易管理。二、网络传真工作原理: 1 、网络传真机采用现行我公司计算机网络架构,局域网内用户只要登录到传真服务器 IP ,经授权后,就可以直接在电脑上收发传真,快捷、方便。 2 、各传真用户独立传真:系统根据传真分机号自行分发传真。如果没有输入传真分机号, 则由公用传真接收, 做内部转发给对应的人员即可。 3 、传真件易于管理:传真系统可以设置对传真备份,易于查询网络传真系统解决方案 1/ 11 管理; 传真系统能对公司所有传真进行集中统一管理, 并能对某人的收发传真状况进行查询,统计,及追踪。 4、使用电子文档形式节约企业办公费用: 经传真服务器转换后, 同一传真件, 在传送过程中可以节约 30% 通话费用, 纸张方面可以节约 70% 的纸张费用。 5 、机要传真件容易管理与管控。 6 、可以设置传统传真机与网络传真系统共享共存,减少网络传真的风险, 并且对原始纸张传真件可以通过传真机发送到网络传真系统,然后再传送出。方便纸张件操作,也起到保护作用。三、网络传真系统的特点: 1、局域网共享:公司每台电脑分机形式收发传真; 2、收发速度快:不用打印,节约公司耗材开支; 3、好管理:审核管理公司、部门、个人的收发传真情况; 4、支持传真群发、电子签章,比较便捷。 5、支持远程访问支持, 通过服务器 IP 地址和名称, 查找对应的传真服务器,经授权后使用。 6、支持收发传真转 Email, 领导在外出差可以通过 Email 进行收发传真。 7 、由于本系统类似一台网络传真打印机,因此使用观念不会有太大问题。四、网络传真机功能说明 1 、便捷的传真发送●支持多种文件格式发送只要是能打印的内容, doc 、 xls 、 html 、 pdf 、 jpg 等所有格式网络传真系统解决方案 2/ 11 的文档都可进行传真发送。●多文件合并发送发送的内容不止一份, 既有图表, 又有文档? 网络传真服务器可以一次性添加多个格式文件合并成一份传真发送。●传真群发您还在为了将同一份传真发送给成百上千的客户发愁吗? 网络传真服务器提供群发功能, 一次操作, 自动排队, 避免大量的重复工作,提高工作效率。●定时发送传真定时发送传真让您既可以利用优惠时间段发送国际传真, 又解决了国际时差的问题。想什么时候发, 就什么时候发。您的传真,您做主。●传真内部转发您可在传真服务器内部借助网络自由转发内部传真, 而不产生任何费用,方便又快捷。●自定义传真页眉用户可自定义传真页眉, 加入任何您想要的信息, 让您的传真更具个性化。●发送结果即时反馈发送的每一份传真无论是成功还是失败,都会及时通知您,让您及时掌握传真动态。●失败重发机制如因占线、无人接听等原因导致传真发送失败, 传真系统可自动重发,并可设定重发次数、重发时间间隔和有效时间。网络传真系统解决方案 3/ 11 ●指定线路发送除了自动路由线路发送,您还可以对线路的权限进行灵活分配,指定线路或者选择线路发送,以实现专线专用。●传真发送优先级别传真通常按照提交的时间顺序排队发送, 如果您有权限可以设置传真文件的优先级,重要性高的传真便可以插队优先发送, 以保证紧急传真的及时传送。●发送传真语音提示网路传真服务器具有灵活的语音提示功能, 发送传真时, 若对方是人工接听, 则自动播放语音提示对方接收, 提示语音文件您可自行录制,大大提升了企业形象。 2 、智能的传真接收●根据个人分机号分发如何才能将接收到的传真文件自动分发给每个部门员工呢? 网络传真服务器为每个部门员工账号分配唯一的传真虚拟分机号, 根据对方客户所拨的分机号, 自动将传真文件分发到对应的账号。●公共传真分发那些没有拨分机号码、自动接收或者无专人处理的传真如何处理? 网络传真服务器考虑周全, 您可以指定一个或若干个用户接收,再作内部转发,不会遗漏一份传真。●指定线路分发传真若有多条传真线路,可将指定线路分配给特定的用户专享使用,以实现专线专用。网络传真系统解决方案 4/ 11 ●接收传真语音提示在接收传真时, 网络传真服务器可以自动播放欢迎语, 提示对方拨传真分机号。●接收传真及时提醒一旦您接收到了新的传真文件, 网络传真服务器