秘书学-第六讲-会务安排.ppt

第六讲第六讲会务安排会务安排一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类 1)指有组织有领导地商议事情的集会。 2 )指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织,如全国人民代表大会,中国人民政治协商会议。 1)按规模分: 小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议 2)按级别分: 中央级、省市级、县区级会议等 3)按机密与否: 公开会议、内部会议、机密会议 4)按参加会议的国家数目: 双边会议、多边会议 5)按性质分: 规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议、座谈性会议 6)按照会议形式分: 有会有议:商议事情会而不议:报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会 7)按照会议阶段:预备会议、正式会议 8)按会议方式:传统会议方式电子会议:电话会议、电视会议、计算机会议) 二、会议工作的特点二、会议工作的特点?会务工作:指从会议筹备到善后的一系列工作。?服务性?辅助性?事务性?综合性?时间性?保密性?秘书的职责范围非常广泛?会务工作的要求: 充分准备、严密组织、服务周到、确保安全三、会务工作流程三、会务工作流程会议“三部曲”会前准备会间服务会后工作(一)会前准备(一)会前准备?确定会议的议题和名称?制定会议的议程和日程?确定与会者(与会者编组:单位、行业或系统、地区、议题) ?会议预算(会议费:场地租金、茶水费、设备租金; 培训费:专家的讲课酬金等;资料费:文具费和资料印制;食宿费;交通费;其他:参观费、邮费、纪念品) ?会场安排(选择会场的原则:大小适中、交通要方便、设施要齐全、规格要适当) ?会议计划检查要点项目审核备注会议名称会议时间会议主题和议题与会单位和人员人数主持人及工作人员会议资料?会议通知先生(同志) 兹定于 2010 年8月中旬在〆〆省〆〆市,召开〆〆〆〆会议,特请您出席会议。一、会议内容 1.………… 2 .…………二、会期与时间三天,自 2010 年8月12日至 8月15日三、会议地点〆〆省〆〆市〆〆〆〆会议中心四、与会人员 1.………… 2 .…………五、报到时间、地点 2009 年11月11日; 〆〆市〆〆〆路〆〆〆号〆〆〆〆酒店(宾馆)。六、与会人员每人缴纳会务费〆〆元。食宿由大会统一安排,住宿费每人每天〆〆元。七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处,以便接站。八、接到本通知后,请填妥回执,于 6月15日前寄达会务组。会务组地址:〆〆省〆〆市〆〆〆路〆〆〆号联系人:〆〆〆邮编:〆〆〆〆〆〆电话:〆〆〆〆〆〆〆〆特此通知〆〆公司(公章) 2010 年5月15日会场布置方式会场布置方式?相对式: ?主席台与代表席采取上下面对面方式, 突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。?全围式不设专门的主席台,所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形,多边形。