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文件编写技巧 ISO9001:2008 李绣梅定义什么叫记录? 记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可用于文件的可追溯性活动,并为验证预防措施和纠正措施提供证据。通常记录不需要版本控制。记录是一种特殊的文件。什么叫文件? 质量文件是信息及其承载媒介,例如:记录、规范、程序文件、图样、报告和标准等。媒介可以是纸张,也可以是磁性的、电子的、光学的计算机图片、照片或标准样品,或他们的组合。也可以是一组文件,如若干个规范和记录,英文中通常称为“ documentation ”。编制文件的作用文件能够沟通意图、统一行动,其使用有助于: 满足客户要求和质量改进; 提供适宜的培训; 重复性和可追溯性; 提供客观证据; 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。文件的形成本身并不是目的,它应当是一项增值的活动。文件的类型在质量管理体系中常用下列几种类型的文件: 形成文件的质量方针和质量目标; 质量手册—向组织内部和外部提供关于质量管理体系一致信息的文件; 标准所要求的形成文件的程序—质量管理标准; 为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件—质量管理体系文件。如: 管理实施细则、作业指导书等;外来文件如:国际、国家、地方及行业标准、规范及相关的法律法规等; 文件所要求的记录—为组织提供的服务的符合性和质量管理体系有效运行提供证据的文件。 JHJ 质量管理体系文件类型文件编写结构文件编写结构: 目的:说明按照本文件运作要达到的目的(即为何要做 WHY ); 范围:说明本文件适用哪些工作范围(即在何处做 WHERE ); 职责:说明本文件涉及的职能部门范围(即由谁来做 WHO ); 工作流程:进一步阐述本文件涉及的过程由谁( WHO )何时( WHEN )在何处( WHERE )为何( WHY )做什么事情( WHAT )以及如何( WHO )完成,可用文字描述,也可采用流程图形式; 相关文件/支持性文件:即本文件所引用的文件; 相关记录/表格:按照本问价操作要填写的记录。文件编写结构——章节安排 GB/-2000 《标准化工作导则》第一部分《标准的结构和编写规则》 2 .章节之间需有逻辑性、顺序性,并且不能颠倒流程 3 .章节条款之间若为并列关系,描述时用小写英文字母 a、b、c、d……等代号 4 .某一个条款第五层次的描述可用小写英文字母 a、b、c、d……等代号文件编写结构——举例标题(明确做什么事 WHAT ) 标准号: 发布日期: (为什么做 WHY ) (明确在何处做 WHERE ) (明确谁来做 WHO ) 3 . 1 3 . 2 ┊ 4 . 工作流程(进一步详细说明谁 WHO 什么时间 WHEN 在何处 WHERE 为何 WHY 做什么事情 WHAT 以及如何做 HOW 即 4W1H ) 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c ┊ ┊文件编写注意事项●协调性——注意文件相互之间的接口,避免出现衔接不良或相互矛盾冲突现象。●可读性——编写文件尽量用通谷易懂的词语,方便使用者。●符合性、可操作性——编写的文件即符合 ISO9001 : 2008 标准要求,又能符合组织的管理运作,注重从企业自身需要出发,充分利用现有管理标准、制度等,总结组织以前的管理经验并融合进去。●增值性——组织能按文件统一规范一致性操作提高工作质量、效率和业绩,进而确保提供产品的符合性。●普及性——尽可能扩展到组织最低层次