政府办公公文格式和行文规则.doc

公文格式和行文规则一、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素( 各组成部分) 的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。党政机关通用公文的文面格式由版头( 报头)、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度( 等级)、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称( 附件说明)、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围( 附注)、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码 22 个要素组成。 1. 版头行政机关的发文机关标识主要有3 种形式: 一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成,即“文头纸”;一种由发文机关名称加“令”组成,如“省政府令”; 一种由发文机关名称加武文线组成, 即“函头纸”。对于上报的公文, 发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80m m。 2. 份号即份数序号, 是同一件公文印制份数的顺序号。用电报传送的秘密公文, 不标注份号。绝密、机密、秘密电报均属密码电报, 均应按密码电报的管理办法进行严格管理。 3. 密级与保密期限公文中的密级( 包括国家秘密)分为绝密、机密、秘密 3 个等级。商业秘密分为商业机密、商业秘密 2 个等级。密级用 3 号黑体字标注。党的机关的公文密级标注在份号下方, 两字之间空 1字; 行政机关的公文密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文都用 3 号黑体字顶格标注在版心右上角第 1行, 秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开。 4. 紧急程度(等级) 党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”用3 号黑体字顶格标注于公文首页页版心右上角, 两字之间空 1字; 行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用 3 号黑体字标注于公文首页版心右上角第 2行。如无密级则标注在第 1行。电报的紧急程度叫等级,分“特提、特急、加急、平急”4 种,用 3 号仿宋体字标注, 其办理公文的时间要求分别是1 天、 3 天、 5 天、 10 天。 5. 发文字号发文字号是由发文机关代字、发文年度和发文顺序号 3 部分组成。发文年度应标全称, 不能简写。发文顺序号分年度从 1 号起, 按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位(即“1”不编为“ 001 ”), 不加“第”字。应注意三个问题: 一是发文字号一经确定, 应长期固定使用。二是联合行文, 一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号, 行政机关的用3 号仿宋体字标注于版头( 发文机关标识) 下空 1 行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注; 上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右两边各空 1 字排印。 6. 签发人上行文应标注签发人姓名, 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空 1字; 签发人 3 字加全角冒号与签发人姓名组成。某些重要的公文有会签人的, 还应在签发人右侧用4 号仿宋体字标注会签人及其姓名。标注签发人的目的是为了加强单位领导人对公文所负的责任, 使之认真把好公文关。应注意两个问题: 一是联合行文, 有多个签发人, 一般是主办单位签发人姓名置于第 1行, 其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名置于第1行, 其他签发人从第2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排, 下移红色横隔线; 二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。 7. 标题由发文机关名称( 全称或规范化简称)、公文主题和文种组成, 位于红色横隔线下方空 2 行排印。主标题用 2 号小标宋体字, 副标题用 3 号楷体字,居中排印。应注意三个问题: 一是联合行文时各联署机关名称排序, 主办机关的名称排在前面, 其余依次排列。二是在有双文种的公文( 又叫复合性公文) 中应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。 8. 主送机关在标题下空1行, 左侧顶格用 3 号仿宋体字排印, 回行时顶格; 最后一个主送机关名称之后用全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时, 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上。在党政机关常用的公文中,只有通知、报告、请示、批复、议案、函6 种公文标注主送机关;决议、决定、指标、命令(令)、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点 12 种公文不标注主送机关; 通报可标也可不标注主送机关, 但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果,可标注主送机关。 9. 正文正文位于主送机关下方,不标注主送机关的公文, 正文位于成文日期下方。数字、年份不能回行。正文中的结构层次序数是: 第一层为“一、”,第二层为“(一) ”,第三层为“ 1.”,第四层为“(1)”。要注意不要把“ 1.”的小圆点写了顿号。