书信及公函写作.docx

[ 文种指要]一般书信是书信的基本形式。按采用的体式,可以分为旧体书信与现代书信两类;按受信人与发信人的关系,可以分为对长辈(如父母、师长)、对平辈(如恋人、兄弟姐妹、同学朋友)、对晚辈(如儿女、学生)、对非亲属朋友同学等四类。这里所称一般书信均系现代书信,包括“雅体”和“俗体”两种体式。一、现代书信的基本格式按通行的****惯,现代书信格式上主要涉及称呼、正文(包括问候语、主体文、祝颂语)、落款(包括署名和日期)、附注、封发(包括折信、信封书写、邮票张贴)等五个方面。以俗体书信为例,就各部分特点、要求分述如下: (一)称呼称呼也称“起首语”,是古代书信“抬头”传统的延续。从信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼要和署名对应,明确自己和收信人的关系,可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。需要说明的几条细则是: 1、给长辈的信,若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“大哥”、“二嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵叔叔”、“月亮姐姐”等。 2、给平辈的信,夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老张”、“小李”、“三毛”等。 3、给晚辈的信,一般直呼其名,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等; 也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。 4、给师长的信,通常只写其姓或名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓(笔名除外),在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”, 就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。 5、给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如“XX 委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”,那就有失检点了。(二)正文 1 、问候语问候语是书信正文的开头,最常见的是“您好!”“近好!”“你们好”(注意不能用“您们好”),也可以依时令节气不同有所变化,如以“新年好! ”“春节愉快! ”“圣诞快乐! ”等代之。此外,问候语后面还可以视情况加上几句启始语,如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好? ”“近来身体是否安康? ”“久未通信,甚念!”之类。问候语在称呼下一行空两格书写。应独立成段,不可直接接转下文,否则,就会违反意义