物业管理公司财务部资金管理制度手册（P24页）.doc

物业管理公司财务部资金管理制度手册为规范物业的资金运作及管理工作,结合物业业实际经营情况,特制定本办法。第一章定第一条所有人员必须根据合法、完整的原始凭证,按规定粘贴、填制报销帐单据。 1、原始凭证的基本要求 1)原始凭证内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人的姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位的名称;经营业务的内容、数量、单位和金额。 2)从外单位取得的原始凭证,必须符合国家票证管理办法,并盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。 3)凡填有大写或小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证,必须有入库单或验收证明;支付款项的原始凭证,必须有收款单位的收款证明。 4)一式几联的原始凭证,应注明各联的用途,并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写。 5)经有关部门批准的经济业务,应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样;如果批准文件涉及两项报帐内容,可将原件附其中一份报帐单据,另一份注明原件在“×× 报帐中”字样。 2、原始凭证粘贴的具体规定: 1)在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下,大票在上的要求,从右至左呈阶梯状依次粘贴;若票据较少,可直接在正式报销单的反面粘贴(原始凭证的正面与报销单的正面同向);若票据较多,可在多张空白报销单上粘贴。 2)将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上(将左面对齐粘贴)。第二条如果需报销的原始单据遗失,除飞机票、火车票、船票、长途汽车票,在理由充分的情况下,按票价的 50% 报销外,其他票据遗失一律不予报销;特殊情况,必须报请物业财务部负责人批准;已由银行付款,需进行报帐核销的原始单据遗失,须凭加盖对方发票章(或财务章)的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销,同时对经办人予以 100 元的处罚。第三条对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按规定更正、补充; 原始凭证有错误的,应要求出具单位或填报人重开或更正(金额只可改小,不可改大),更正处加盖单位印章或签章。第四条严格执行报帐期限规定,及时进行报帐。 1 、差旅费借支必须在返回物业五天内报帐,其他现金借支十天内必须结清。 2 、领用的转帐支票,经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐手续;直接由物业汇往各往来单位的款项,记入经办人员往来帐,经办人员必须在付款后(或货到,或工程完工后) 一个月内到财务部门办理报帐手续(合同上有规定的除外)。 3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的,按起点 30元,每超期一天按两元的标准递增予以罚款。 4、费用单据超过二个月的,不予报帐。第五条严格执行物业的审批规定,所有开支必须经部门负责人同意,物业总经理及财务部负责人审批后方可办理。第六条各项费用开支,以现金方式支付的,必须填写物业(或丝宝集团)费用报销单; 第七条已取得结算凭据的报帐业务,必须填写丝宝集团报销单;未取得结算凭据的付款业务,应由经办人填写请款单, 待货到(或工程完工)后由经办人取得发票,办理入库验收(或工程验收)手续,填写报销单办理报帐手续。第二章资金支付的审批规定及流程第八条报帐审批规定 1 、各部门员工的日常费用,由部门负责人控制审核,报物业总经理和物业管理公司财务经理审批, ;部门负责人的日常费用, 直接由物业总经理和物业管理公司财务经理控制审批。 2、车辆保养、改装或维修,单项费用在 3000 元以内(含 3000 元)的,必须以书面形式,报管理公司总经理批准;单项费用在 3000 元以上的,必须逐级上报,由集团批示。 3、物业各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费(含个人手机话费)等所需资金的支出,由物业办公室管理及审核,报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。 4 、物业日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用,由工程部负责核实,报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。 5 、物业日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资,由采购部负责核实,报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。 6 、物业管理公司和物业所有需支付的资金(除临时处置资金外),均通过物业管理公司财务经理统筹安排。第九条报帐审批流程 1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准(部门负责人发生的费用,应逐级上报上级领导批准);部门负责人必须做到严格控制,杜绝先斩后奏的现象发生。 2、凡涉及购买物资的部门,应预先提交申请报告,根据