采招管理的精细化之道.doc

采招管理的精细化之道目前对于很多房地产企业来说,也许“钱”不是问题,但如何花钱、把钱花好却是问题。位于整个价值链较前端的采购招投标管理就是如何花好钱的重要一环。(文/李金胜明源地产研究院高级咨询顾问) 纵观国内房地产企业采招管理现状,整体仍处于较粗放阶段,主要表现为重进度、轻管理,电话传真多、电子信息化少,事情做得多、知识积淀少等。如何解决采招领域的上述问题?如何让采招走向精细化管理?对此,我们提出在采招管理的三大框架——基础资料管理、合作伙伴管理、采购流程管理下,实现“84321 ”协同效益,即规范 8个流程,清晰 4个岗位职能与权限,沉淀 3个核心数据库,打通 2个核心业务,处理好 1个关系(见右图)。下面就对此蓝图进行详解,并通过供应商管理与招投标平台管理的两个应用案例来阐明应用效果。管理思路设计精细化——实现采招管理精细化的根本一个好的精细化管理设计思路,必须能够起到固化流程且提高效率的效果,而无论多么复杂的流程,都能最终化繁为简,实现企业的明确需求。 8 大流程—— 8大流程是指产品库维护,供应商库维护,资质与履约评估,采购计划,标书编制,资格预审,发标、回标、评标和定标,合同制作。这8个流程是采招管理顺利实现的流程平台,对其的规范化可以让采招过程透明,减少消耗及暗箱的道德风险。 4 个岗位—— 4个岗位是指需求与技术负责人即业务部门,采购组织人即采购主管,经济负责人即造价主管以及评标人。这是在房企招标中涉及的 4个主要岗位或部门,其中,业务部门是需求发起方,采购主管负责具体采购,而造价主管负责成本控制,评标人则决定最终供应商。4个部门缺一不可,互相制衡,如能在流程上清晰划分、设定固化好这 4个岗位的职能与权限,则能减少现实中招投标过程的扯皮、责任推诿、越权等管理问题。 3 个核心—— 3个核心数据库是指产品库、供应商库、采购过程资料库。在现实中,每一笔采购完成后,如果缺乏易于沉淀的电子化积累手段,很多不是纸上资料丢失不全,就是根本没有沉淀积累,导致企业每一次采购过程都要重复一些不必要的部分,损耗部分效率与效益。通过固化的管理设计,在管理平台上实现的招投标过程,都能自动生成这 3个核心数据库,不仅沉淀知识以供后来查备之需, 更能为企业累积核心资源。 2 层业务——即上游业务和下游业务。上游业务包括合约规划和进度计划,下游业务包括合同签订和履约情况。虽然采招管理是一个一体化的管理过程,但是在具体执行时,不同的业务阶段分属于不同的部门岗位。在明确划分岗位职责的基础上,一定要在管理平台上打通上下游业务,实现有效的协同沟通,从而保证采购过程的效率、效益最大化。 1 个关系——即招标人或供应商关系。在采招过程的每个环节,都会涉及到供应商。一个好的管理软件平台,能够实现在招投标过程完成前,准确联系到符合条件的供应商;招投标过程完成后,供应商的评价、归位都同步实现。供应商管理精细化——解决战略层面的源头问题供应商管理是采招管理的一项重要内容, 房企可以从“合作前评估、合作过程中评估,合作后评估”三大阶段对供应商进行识别和管理,这种全过程精细化的评估机制能有效实现房企对供应商的优胜劣汰。合作前评估,把握源头筛选可以在入库阶段,对所有供应商进行资质评估,综合定级,确定潜在供应商的范围以及合格供应商。在招投标阶段通过资格预审来确定哪些潜在供应商能够入围,并最终