谈业务流程设计中的成本控制.doc

1 谈业务流程设计中的成本控制谈业务流程设计中的成本控制“业务重组”、“流程再造”在具有创新精神的公司里已经成为常用的词汇, 也被一些公司供奉为摆脱困境的法宝, 他们希望建立以关注客户需求为导向的流程体系, 所有的业务都基于流程开展, 在满足客户需求的同时, 打通部门墙、使组织扁平化, 从而降低运营成本。这种期待往往被以下一些因素击碎: 流程本身设计得不合理, 流程执行不力等等。本文探讨的是技术层面的问题, 即如何设计更具效率、成本低廉的流程,从而降低企业整体运营成本。一、流程成本控制的实质 2 管理学上效益的定义是, 在保持同等资源投入的条件下得到更多的产出, 或在减少资源投入的条件下得到同样多的产出。美国著名管理专家哈默博士将优秀的流程定义为四个特点: RIGHT , CHEAP , EASY , FAST 。流程成本控制就是后者, 即在保证正确( RIGHT ) 的流程输出( 客户需要的产品或服务) 的前提下, 尽量使流程快速( FAST )、容易( EASY ) 和便宜( CHEAP ) (减少资源投入,也降低成本)。从另一个角度看, 流程定义的是一系列活动, 而这些活动可分为三类: 增值性活动、辅助增值性活动、非增值性活动。增值性活动指所有直接创造出顾客所需要的产品和服务的活动, 是顾客愿意付钱的那部分活动, 如履行订单过程中的接受订单、验证资信、计划生产、调拨库存等; 辅助增值性活动,即为协调增值性工作的必要工作,比如检查、监督、控制等活动, 它们使得流程正确运转; 非增值性活动, 指对创造客户所需价值毫无贡献的活动, 比如提供无人阅读的报告、复辙重蹈的错误、过多的检查等。流程设计过程中控制成本, 就是剔除流程中的非增值性活动、尽量减少辅助性增值活动、不断改善增值性活动,提高流程效率。二、流程设计中的成本控制技巧 3 在设计流程过程中,使用以下技巧有助于控制成本: 1 、减少流程步骤减少流程步骤,就是剔除流程中的非增值性活动,减少辅助增值性活动的过程。在设计流程时,可以先将获得输出所必需经历的增值活动列出来, 设计出增值流程, 然后考虑流程正常运转需要哪些活动( 辅助增值性活动) 支持, 把它们添加到流程中, 这样可以避免流程中堆砌过多的非增值性活动,减少流程步骤。 2 、消除流程瓶颈把流程看成一条高速公路,则流程瓶颈就是象公路上的关口(检查站、收费站等) 、车道过少的路段等。清除瓶颈的方法有, 将形式主义的检查撤消, 更多采用动态的抽查方式, 达成收费分成协议将收费站合并, 拓宽车道等等,这样车子在高速公路才能真正高速奔驰起来。 3 、提高活动效率流程是一系列活动,提高单个活动的效率(主要指时间方面) ,将有利于提高流程的整体效率。假设一个流程有 10 个活动,原来每个活动需要 3 小时,全部完成需 32 小时,现在将每个活动缩短至 2 小时,则全部活动完成将缩短 10 小时, 只需 22 小时。但在提高单个活动的效率时, 要注意其对流程中其它活动造成的冲击, 避免提高 4 了单个活动效率,却降低了整体效率。 4 、并行取代串行在流程设计时多采用并行处理也有利于降低运作成本。借用上面的假设,流程中原来 10 个活动是串行的, 经过调整后 2、3、4和5、6、7 号活动可以并行处理了, 即使单个活动的效率不变, 则整个流程的时间也可缩短至