办公设备设施管理办法.doc

第 1页,共 5页《办公设备设施管理办法》 1 总则 目的:为规范办公设备设施的管理,保障生产和办公活动的正常进行,降低成本,杜绝浪费, 特制定本制度。 适用范围: 本制度适用于公司各部门。 本制度对办公设备设施的采购、验收、使用和管理等进行了规定。 2 办公设备设施分类 办公用具:办公桌、椅、橱、柜等; 文件处理设备:电脑、移动硬盘、扫描仪、复印机、打印机等; 培训用具:投影仪、白板等; 空气调节设备:空调、风扇等; 通讯设施:电话机、传真机、对讲机等; 视听设备:摄影机、相机、音箱、功放、 DVD 、VCD 、电视机等; 接待饮水用具:饮水机、茶具、开水壶、烧水壶、茶水桶等; 厨房用具:冰箱、消毒柜等; 其他设备设施:与办公有关的其他设备设施。 3 办公设备设施管理的职责 行政部负责办公设备设施的归口管理。负责办公设备设施规划、选型、组织安装调试、统一调配、使用、维修、盘点、报废和更新的全过程实行综合管理。 采购部负责按要求进行办公设备设施的采购。 生产部负责协助实施办公设备设施的安装和维修。 使用部门负责办公设备设施的分级管理,负责办公设备设施的正确使用和日常维护保养,延长办公设备设施使用寿命,保证办公设备设施的正常运行。 财务部负责对办公设备设施的采购、发放和管理进行监督、检查和审计。 4 办公设备设施的购置 行政部应广泛收集办公设备设施的发展资讯以及市场信息,并收集使用单位对有关办公设备第 2页,共 5页设施的使用意见,为新办公设备设施的购置提供建议。 各部门需要新增办公设备设施应填写《办公设备设施购置申请单》,送行政部审查、主管副总审核、常务副总或总经理批准。 对于新办公设备设施的购置,行政部应提出办公设备设施的先进性、可靠性和维修性等要求, 并对大型、关键办公设备设施进行经济技术可行性分析,把好选型和安装验收质量关,为搞好办公设备设施的后期管理奠定基础。 选购的大型、关键办公设备设施应备有齐全的安装、使用、润滑、维修等技术资料和必要的维修配件、易损件。 办公设备设施到货后,由采购部组织行政部、使用部门、供方派员共同参加开箱验收,并认真做好开箱记录,按照装箱单核对主办公设备设施、附件、工具、备件和技术资料,办理入库和安装手续。 办公设备设施安装调试完毕,要按说明书及有关规定进行性能检查、调试,属于固定资产的要办理固定资产移交手续。 验收后采购部应负责组织填写《办公设备设施验收报告单》一式三份,采购部、行政部、使用部门各留一份。 验收后行政部将相关资料收集、整理、存档。 5 办公设备设施的台帐和档案管理 办公设备设施的台帐管理 财务部对对公司的所有属于固定资产的办公设备设施按照规定建立固定资产台帐,并进行监督和管理。 行政部对公司的所有办公设备设施按照规定逐台进行统一编号,建立《办公设备设施台帐》和卡片,填写《办公设备设施档案资料卡》,做到随机附件和资料齐全。 各使用部门要建立本部门办公设备设施台账。 办公设备设施的档案管理 行政部行政助理,负责为列入固定资产的大型