财经文员岗位实训实训5会务工作.ppt

实训5 会务工作

填写会议记录表,并记录老师上课的内容,即关于“通知”写法,完成后上交,个人完成。
参考范文。

会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。
会议的要素即会议的组成因素,它可分为基本要素和其他要素两大类。
会议基本要素是所有会议必有的,包括:会议目的、时间、地点、主持者、组织者、与会者、会议议题、议程。
会议其他要素是指可供选择的、并非为所有会议所共有的要素,包括:名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。

(1)经理例会:是指由本企业的经理们参加,研究经营管理中重大事项的办公会议。由于是例行会议,通常在固定的周期举行,与会者和会议地点都相对固定。
(2)部门员工例会:是指企业中某一部门定期召开,由本部门全体员工参加的会议。
(3)公司年会:公司年会的目的是各部门汇报总结一年来的工作业绩,制定下一年的工作计划。公司年会通常在年终举行,既有总结表彰,还会开展一系列的庆祝活动。本实训中的会务工作,就是围绕天地公司的年会进行,张经理和初薇、方正共同筹备召开了天地公司5周年的年会。

(4)客户咨询会:主要参会人是企业的客户代表、合作单位的代表,主要听取客户对企业经营管理方面的意见、建议,对客户提出的问题集中给予解答。
(5)产品展销定货会:通常由企业销售部门负责人操办,此类会议需要进行展位布置,对企业的产品和文化进行宣传,也是企业经营中经常使用的一种有效手段。

会前准备工作的内容包括:
安排会议议题、
确定与会人员
确定会议时间、
确定会议方式、
确定会议场所、
确定会议议程、
确定会议日程、
制发会议通知、
准备会议必需品、
布置会场、
准备会议文件资料。

会议通知是会议召集单位或个人的书面通知。
会议通知的拟定,通常要求用简明扼要的语言阐述:开会的原因、目的、意义、会议的召集者、会议内容、开会时间、开会地点、参会者、其他须知事项(规定报到时间、回执等)。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。
日程的安排包括:时间、内容、地点。会议日程通常采用表格形式。

会议简讯是对会议情况的报道。
由编写者综合会议情况,选取有价值部分,用消息报道的形式反映。
会议简讯要求快、实、短,“快”就是指时效性,“实”要求反映的情况真实准确,“短”是指简明扼要、短小精悍。