DAT 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则.doc

DAT_32-2005_公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则(DA/T 32-2005)
1 范围
本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理,在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上,为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894–2002 电子文件归档与管理规范
GB/T 176781–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理
GB/T l76782–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构
DA/T l-2000档案工作基本术语
DA/T 18-1999档案著录规则
DA/T 22-2000归档文件整理规则
国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法
3 术语和定义
DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
electronic mail
由电子计算机生成、处理,并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递,也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
mail document
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
mail document system
用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。
records management system
为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。
4 总则
,确保其真实性、完整性和有效性。
、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。
、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量。
,应在内容、相关说明及描述上保持一致。
、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。
(机构内对个人开放的邮箱,邮箱内设有许多文件夹,分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息,只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的