大型活动执行手册.doc

项目执行手册
流程安排是纲领
前期准备是基础
合作执行是关键
控制应变是保障
细节的把控决定效果
后期跟踪是超越的所在
2016年11月
目录
一、手册说明…………………………………………………………………2
二、活动环节一:信息沟通…………………………………………………2
三、活动环节二:方案制定…………………………………………………4
四、活动环节三:开会分工…………………………………………………6
五、活动环节四:活动筹备…………………………………………………6
六、活动环节五:全体排练…………………………………………………9
七、活动环节六:现场执行…………………………………………………
9
八、活动环节七:会后跟进……………………………………………… 11
九、工作人员礼仪…………………………………………………………13
一、手册说明
本手册讨论对象为接待等项目,由于大型公开性活动工作较为复杂,涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜,因此,大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案,本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。
本手册将活动执行分为七个环节:信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进,以供执行负责人把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进,最终完成一个完美的活动执行过程。
二、活动环节一:信息沟通
信息沟通是活动执行中的第一环节,充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础,也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前,与领导和其它人士进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息,填写下列活动信息沟通表,再筹划下一步工作。
活动信息沟通表
活动名称
活动时间
活动地点
举办单位
协办/联办单位
执行负责人
活动规模
执行单位
执行单位负责人
活动目的
活动意义
主要领导
嘉宾邀请
媒体邀请
主要流程
接待标准
其它要求
三、活动环节二:方案制定
活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后,执行负责人填写活动信息沟通表,自己或执行方制定活动方案与活动执行方案(初稿),组织各处室讨论,根据修改建议形成活动执行方案(第二版),提交给领导审阅,最后根据领导反馈意见制定活动执行方案(最终版)。其整体流程如下:
执行负责人信息沟通
填写活动信息沟通表
与各处室讨论(第二版)
制定活动方案与执行方案
将活动方案(第二版)提交给领导审阅
根据意见确定最终方案
一般性活动简要方案基本要素:
1、活动名称与目的;
2、活动时间与地点;
3、举办/联办/协办单位;
4、与会领导、嘉宾、媒体与规模;
5、简要流程。
重大活动精细方案基本要素:
1、活动名称、背景、目的、意义与口号;
2、举办/承办/联办单位;
3、活动时间地点;
4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模;
5、活动详细流程;
6、赞助机构与合作媒体;
7、活动会务服务;
8、其它事项。
活动执行方案的基本要素:
活动基本信息
活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等
执行团队分工
A、执行总负责人;
B、执行小组负责人;
C、具体组员名单。
前期筹备事宜
A、筹备事宜列项;
B、人员分工安排;
C、筹备日程安排。
现场执行事宜
A、现场布置说明;
B、现场活动流程;
C、现场任务列项。
D、人员分工安排;
活动后期工作
A、后期事项明细;
B、人员分工安排;
C、完成时限要求。
活动财务预算
活动合同签订
活动应急方案
其它事项
大型公开活动同时需制定招商赞助方案。
四、活动环节三:开会分工
活动前期,成立活动小组,由小组负责人定期召开活动信息沟通会议,进行初步的工作分工。
活动方案确定后,执行负责人召集全体工作人员,举行活动工作安排会,详细介绍活动信息及其具体人员安排,同时了解全体人员时间和工作任务情况,听取反馈建议,及时进行工作调整与方案完善,最终确定全体人员分工:(根据活动的规模及性质,报请领导召开各部分协调会,得到更多的部分协助)
工作安排会三个目的:
1、讲述活动各项情况;
2、明确人员分工安排;
3、听取反馈意见。
工作安排会环节:
1、执行负责人主持会议,介绍活动基本情况;
2、执行负责人介绍人员分工安排;
3、工作人员重述自身职责与安排;
4、听取反馈意见并及时协调;