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采购管理制度
第一章总则
第1条目的
为了规范物资采购管理,降低采购成本,建立健全物资采购管理制度,结合公司实际情况,特制定本制度。
第2条适用范围
适用于公司层面集中采购管理的物资(原料油除外)计划的提报、审计、采购、合同履行等环节。
第二章物资采购计划管理
第3条集团对集中采购范围的采购实行计划及相应资金预算管理,并配套以合理库存量和合理采购周期管理。
第4条年度整体采购计划
各公司计划提报部门在每年年末制定下年物资采购数量,提报集团采购部编制年度整体采购计划,由集团采购部编制年度采购预算,集团财务中心审核汇总年度预算,并作为采购部编制月度采购实施计划的主要依据。
审批后的年度整体采购计划转招标办、财务中心、审计部、管理部和相应的提报部门/生产公司备案。
第5条月度采购实施计划
根据年度整体采购计划及各部门各公司月度具体需求(包括未包含在年度整体采购计划范围的采购需求),由集团采购部编制月度采购实施计划。月度采购实施计划作为月度采购资金需求和实施月度批量采购/定期采购及原材料采购的主要依据。
审批后的月度采购实施计划转招标办、财务中心、审计部、管理部和相应的提报部门、生产公司备案。
第6条合理库存量
集团总部层面实行集中采购管理范围的物质,需按照合理库存、降低库存占用资金,设定分类库存上下限标准。由集团管理部牵头进行测算(集团物质仓储部门和生产公司<生产设备物资部门>协助)、管理部提出合理库存量建议、报招标与采购委员会审议决定。
第7条采购方式及采购周期
集团集中采购的设备和备品备件物资实行批量采购、定期采购和应急采购三种方式。
集团采购部提出可施行批量采购的物资清单商集团管理部、财务中心后报招标与采购委员会审议。可实行批量采购的物资清单原则上年度内不得调整,年末调整、下年执行。
定期采购的设备和备品备件类等物资采购则为月度一次定期实施,相应的实行分类物资采购周期管理,采购周期由集团采购部提出意见商集团管理部、生产公司(生产设备部门)后、由采购部报招标与采购委员会审议确定。
应急采购指生产公司因突发需求需要、且如不及时采购就会影响生产、安全工作的临时性采购,应急采购随时提出随时办理手续。每家生产公司只有一位公司级负责人有权签发应急采购需求。
非生产及安全需求不能采取应急采购方式提请采购,确需时可追加采购。
原材料采购实行随行就市、随时采购方式。
集团各部门及各公司办公用品类均执行办公费用定额管理,集团采购部不予统一采购。
第8条物资超市
范围:低值易耗品类,由集团采购部根据与供应商洽谈确定类别。
物资超市由采购部承办,仓库协助办理领用清点核对、库存管理,由采购部
采用招标或比价方式确定合格供应商,签定一年期合同,半年结算一次,半年复核价格一次,财务部门根据采购部提供单据、与仓库复核数量进行结算。
第9条限价采购
范围:未推行物资超市时的低值易耗品类、常用办公用品类,由采购部提出类别范围,招标办审核。由集团采购部调研市场价格,列出最高限价与执行周期,招标办审核确定后执行,集团采购部可对范围内物资在限价内采购,超出限价将严格处理。
第三章采购计划提报
第10条各部门、各公司应针对所需物资使用时间要求,提前统计物资数量,制定物资采购需求计划提交集团采购部。集团采购部负责汇总采购需求计划、编制