电脑文件5s管理.ppt

电脑文件5S管理
今天围绕三个部分交流
怎样改进
为什么做
为什么要管好电脑文件?
工欲善其事
必先利其器
@平凡不美
老板
这些悲催的情况有木有?
电话的一端客户要的资料怎么也找不到?
应聘人来了,收到的面试简历在茫茫的文件中分不清!
站在你面前让你提交文件,你发现它不见了!
@平凡不美
电脑文件最容易乱的地方在哪里?
我的文档
MyDocument
有木有?
系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings**
个人下载目录
X:Downloads
有木有?
桌面
Desktop
有木有?
@平凡不美
文件管理的真谛
在于文件方便、快速提取
科学地分类和规范化命名是文件 管理的精髓所在
@平凡不美
电子文件三要素
文件存放路径
电子文件分类
文件怎样存放才好
怎样快速找到文件
文件保存属性
电子文件
文件文件文件文件文件文件
文件文件文件
@平凡不美
要素之一:文件存放路径
硬盘——一棵树
分区——大的枝桠
文件夹——分枝, 内嵌文件夹——小枝桠
文件——树叶,
同样把它当城市-街道-路-小区-单元-房间
某一个文件所在的地方:分区\文件夹\子文件夹\文件名,
路径就是包含了这一些元素,找文件和安装软件都离不开这个路径,
这个文件所在地地址就是由分区,文件夹,子文件夹,文件名组成。
@平凡不美
要素之二:文件保存属性
存档只读隐藏
能看的!
能改的!
只能看!
不能改!
防修改!
一般你看不到
设置了才能看
可防错误删除
文件类型
格式
格式特征
纯文本文件
TXT格式
格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。
XML格式
遵循XML技术规范,格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。
版式文件
PDF格式
遵循ISO/DIS 19005《文件管理电子文件长期保存格式第1部分 (PDF/A-1)》,支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。
CEB格式
支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
SEP格式
支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
要素之三:文件分类:常见电子文件格式1