长文档编排技巧.pptx

长篇文档排版技巧
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第一部分 WORD操作中的一些技巧
学****目标
新课讲授
本章小结
本章****题
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主要内容
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文档排版技巧
1、去掉表格和格式
从“编辑”菜单中单击“全选”,然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。
从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用Word打开,效果和上面的方法完全一样。
一、如何删除word中多余的空格和空行
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文档排版技巧
2、删除空格
从“编辑”菜单中打开“替换”对话框。把光标定位到“查找内容”文本框中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”,Word将删除所有的空格。
打开中文输入法,按Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。
单击对话框中的“高级”按钮,然后单击“特殊字符”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“^t”(当然也可以手工输入),“替换为”为空,再单击“全部替换”,制表符空格也都没了。
一、如何删除word中多余的空格和空行
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3、删除空段
在“查找和替换”对话框的“高级”模式下,两次单击“特殊字符”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“^p”(也可以手工输入^p^p),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“^p”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失。
一、如何删除word中多余的空格和空行
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1、合并表格
只要把鼠标定位于两个表格中间的空行,按下“Delete”键将空行删除,那么这两个表格就会自动合并成一个。
2、拆分表格
把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行,然后点击菜单命令“表格/拆分表格”就可以了。
或在定位鼠标之后,按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键,立刻可以把表格一分为二。
如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示,那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷键就行了。
二、拆分和合并表格
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三、移动指定行
1、移动指定行
表格中若某一行的位置需要上调几行或下移几行,那么我们应该如何处理呢?将鼠标定位于要移动的行中任一单元格,然后在按下“Shift+Alt”键的同时,再按下小键盘上的向上的方向键“↑”,鼠标所在的行及其内容就会自动上移,按下“↓”则下移,移到合适的位置松手即可。
如果要移动的是多行,那么先选中要移动的行,然后再按下“Shift+Alt”和向上(向下)方向键就可以了。
此外,若一直按下去,那么这些指定的行可以移出表格,成为一个新的表格。
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将图插入文档中后,选中新插入的图,单击右键,在快捷菜单中选择“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
四、图表的自动编号
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若在文档中多次引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。
在需要引用图片的地方,点插入/引用/交叉引用,“引用类型”选择“图1-”,“引用内容”选择“只有标签和编号”即可。
四、图表的自动编号
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题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。
书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。
图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,选择格式相似文本,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。²