《外企秘书》统计指南.pdf


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上篇:
外企秘书的职业
第一章外企秘书的工作环境
外企秘书的职业
外企公司的组织结构
外企秘书的人际关系
外企秘书的职业
现代外企办公室充满了生机,办公自动化革命的影响迅
速地扩散到办公室的各个领域,秘书的作用已经从传统意义
上转变。现代技术开创了信息时代,为管理层决策提供了大
量、快捷的信息。随着电子计算机、传真机、复印机的广泛应
用,诸如日常誉写等相当一部分繁琐的工作已从办公室的日
常事务中消失,已往从事简单的重复性工作的办公室蓝领阶
层已被自动化的机器取代。尽管你会说这原本并非是高级秘
书的工作职责。但勿庸置疑,先进的微机信息技术对秘书的
作用产生了巨大深远的影响。
所有的外国企业都聘雇秘书来协助各级管理层履行他们
的职责,完成口头与书面的信息交换,处理源源不断的信息
流。秘书作为上司的助手,充分了解上司的活动和工作范围,
能够发挥其主观能动性,具有不在上司的直接监督下承担任
务的才干;运用判断力在其职权范围内对公司工作作出决定,
协调办公室的各种活动,分担上司的许多工作。充当着这个
组织内外人与人及人与机(器)之间的中间角色。
自动化办公室与传统办公室有着相同的信息交换功能,
但交换的准备工作与传导方法却不尽相同。从结果来看,信
息流程更快,效率更高,秘书的工作更具效力。因此,秘书现
在不会,将来也不会被取而代之。恰恰相反,由于他们充当了
商界迅速不断的信息流程中的人的因素,同时这种信息流随
着公司的发展正在日益增多,各个公司对秘书的需求也日趋
增大。
根据美国“职称辞典”的解释“,秘书”一词是指工作水平
高超,能够贯彻执行以下活动的人员:
、全面处理公司行政工作,以减轻公司管理人员较次要
的行政事务及办公室工作。
、可以使用速记记录口述。
、可以使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字。
、安排上司的约会并对其约会作出提醒。
、接待办公室的来访客人。
、接听和打出电话。
、处理上司私人的重要邮件,主动撰写日常信函。
、对办公室其他工作人员进行工作监督。
整理公司人事档案。
就第二条的工作内容而言,作者认为,一般外企秘书
所从事的仅为处理公司的日常信函及协调办公室其他人员的
工作。除此以外,秘书还应负责公司的财务工作。
外企秘书的工作范围,大体分为三个部分: 指派性工
作,主要包括记录口述、书信誉写、翻译打印、草拟函电、存取
款项、准备资料、安排会议等上司指定的工作; 日常工作,
指秘书在没指示或监督下完成的职责。如收发邮件、接听电
话、接见访客、领买办公用品、文件归档立卷等; 独创性工
作,指秘书运用创造性的工作方法来帮助上司,全面减轻上司
的行政业务和私人事务。
外企秘书所需具备的素质分为个人素质和商业素质。个
人素质包括仪表、人品、个性、气质、性格等几个方面;商业素
质则含以下几方面的内容:秘书商业技巧、组织才能(工作效
率、主动性、可靠性、预见性、责任心、圆滑的交际手段)、商业
信誉( 准时守信、忠诚负责)。本书将分为上、中、下篇就上述
两个方面的内容作出详细的论述和分析。
外企公司的组织结构
任何一家外企公司都建有一整套责权分配的正规结构。
工作分工的机制为了执行和协调主要活动以实现公司的目
标。外企秘书必须了解其为之工作的企业的组织结构,以便
能熟悉不同层次的经理部门及其所辖部门的职能和相互之间
的关系。
组织结构是组织内各个部分间关系的一种模式,绝大部
分公司均采用多层次的多级管理来完善组织的指挥系统,确
保管理层的命令得以自上而下彻底贯彻执行。传统的公司结
构着眼于人际关系而现代管理观念则集中于信息流和决策
所需要的联络方面。作为秘书,必须要明确其中的权力等级
和职责。要了解每个公司的命令链条,就需要了解权力是如
何确定的和上司拥有的权力特性。
(一)直线制组织结构
这是最早出现的一种企业管理机构的组织形式,它以直
线权力为基础,整个组织结构自上而下实行垂直领导,指挥与
管理职能基本上由上司本人执行,不设职能机构,只设职能人
员协助主管人员工作。这种权力由最高层授予中级管理层,
中级负责处理具体事务,并由他们委派主管,负责管理雇员,
以执行其运作职责。
直线制授权的过程是从总裁到主管的直线过程。如果公
司规模很大,则有可能确定多于一层的中级管理层。例如,授
权是通过总裁下到若干副总裁,到若干部门经理,再到达主管
层。
直线制组织结构机构简单,责权明确,命令链易于确定。
它将权力和责任按

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  • 时间2017-09-20