规章制度（财务部-采购管理制度）.doc

泉州湖心大酒店规章制度
内容:采购管理制度
部门:财务部
岗位:
生效日期:
编号:2B005-01
目的;
制度:
采购管理制度
1、采购部的工作职责
采购部是保证酒店经营所需物资供应的职能部门。它的工作职责是以最佳的质量/
价格比,及时适量地为酒店经营管理提供适用的物资物品,并参与成本、费用、库存
的控制,负责进口物质的审批、报关手续。
2、采购部的组织机构
采购部设经理一名。负责制定本部门工作计划、人员分工及工作安排, 主管采购部的一切日常工作,向总经理负责并负担管理责任。
采购部下设食品采购、物料采购、能源及维修件采购、文员各一名。各采购员有分工但不分家地完成采购部经理安排的工作,向采购部经理负责并承担工作责任。
采购工作规定
各部门/仓库申请采购的物品一律须填制“请购单”,交采购部报价、财务部经理审批,总经理批准后方可执行。
未经批准有效的申请,采购部不予受理,验收部不予验收。
采购部接到请购单后,应按申请部门的要求,尽可能多的掌握市场、供应商的资料后,根据以下必须考虑的因素择优推荐:
─货品的品质:达不到酒店的要求会降低酒店的服务规格,过高的品质供应可能会造成费用的超支,在价格相差不多的情况下,品质系数是最重要的;
─货品的价钱:在满足酒店品质要求的前提下,价钱是最重要的;
─供应商的生产能力、品质保证能力及经济实力、原材料来源等背景资料;
─售后服务与支持。
泉州湖心大酒店规章制度
内容:采购管理制度
部门:财务部
岗位:
生效日期:
编号:2B005-02
所有向供应商的定货,尽可能用合同/订单形式。采购部应设计、制定和完善酒店“订货单”,除常规内容外,应注意:
─货品的详细要求描述(材料、件重、规格、工艺、色标号码、图案图样、打样核准要求、较样/发货日期要求);
外包装(外箱材料、内盒、箱麦)
—数量误差容忍程度。
所有要求,应量化、样板化,尽量避免“最好的”、“高级”、“进口”等无法核定或很难核实或可做多种不同解释的约定。
采购人员应不断提高自身的业务能力和职业素质水平,工作中避免个人感情办事,不得以权谋私。注意与供应商保持工作距离,不允许有过多的工作外交往。
采购人员应定期、不定期地参与市场、供应商的调查,及时掌握第一手市场变化信息及供应商情况资料,及时更换更符合酒店供货要求的供应商,以求最大限度地控制采购成本。
采购人员一般可以借用适量的备用金以作周转使用,特殊采购时,还允许临时借支部分需用的款额,该临时借款应于采购工作完成后及时与财务部结清,不得无故拖欠。
采购人员应注意日常采购工作完成后购入凭证(发票)、验收凭证(收货单)的催收、销帐工作,及时核销预付/借支的支票、款项等,以利财务清帐。
4、验收及付款
任何进入酒店的采购物资必须经过仓库验收,验收手续、要求、验收问题的解决及付款申请,按酒店采购、验收、付款的规定执行。
5、工作流程
请购
各部门/仓库申请采购的物品一律须填制“请购单”一式四份,由部门经理签字后,交采购部询价,采购部一般应提供三个供应商的报价,且须在请购单上推荐供应商,并说明理由,由财务部经理审批后,报总经理批准执行。
紧急采购申请时,由请购部门在“请购单”上盖“紧急”章,并直接报财务部经理、