ESS实现银行对账自动化.doc

ESS实现银行对账自动化
杨妮娜
新疆医科大学第二附属医院
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摘    要:
银行对账是医院内部控制的重要措施,及时准确的对账可以保障医院的资金安全。医院每天的门诊、住院收费业务十分频繁,也就意味着银行存款发生笔数多,当财务软件无法实现自动对账的功能,如何能够实现银行对账自动化,ESS实现银行对账自动化。
关键词:
银行对账; ACCESS; 自动化;
一、财务软件银行对账模块的局限性
一般来讲,财务软件中都含银行对账的模块,但是财务软件的对账功能有时无法满足特殊用户的需求,因其局限性无法使用,只能采取耗费人力且易出错的手工对账模式。
财务软件只能实现在一个账套中进行银行对账,如果存在一个银行账户在两个账套中做账,则无法使用。
在现实中,就存在这样的情况。有的医院存在分院,采取的是分账套的模式进行财务核算;由于资金是统一管理,银行账户发生业务要分别做到不同的账套,实现账套独立核算的目的,则存在一个银行账户在两个账套中做账的情况。这样就无法使用财务软件自动对账,采取原始的手工对账模式,手工对账存在对账不及时,容易被人为操作利用的缺点。
二、ESS及如何实现对账
存在这种问题的医院迫切的需要解决燃眉之急,ESS实现银行对账自动化。Microsoft Office Access是由微软发布的关联式数据库管理系统。它结合了Microsoft Jet Database Engine和图形用户界面两项特点,因为它的易学易用的特点正逐步取代传统的VFP成为受欢迎的数据库语言。
ACCESS可以将两个有共同项的EXECEL表格进行比对,找出二者的差异,然后通过EXECEL表格形式导出,供操作者使用。
首先,要确定比较的顺序,就是需要对比的EXECEL表格,表格1与表格2谁作为基准的问题。这就需要弄清表格的所属关系,如果是包含关系,则以包含方作为基准,被包含方主动与包含方对比,形成差异就是两者之间的差异。而银行对账单和银行存款明细账不存在包含的关系,而是各自都有对方不包含的数据,这就需要通过两次对比才能找出所有的差异数据。这两次操作从逻辑上来讲是不分先后的,不影响最后的结论,可以任意确定。就以表格1作为基准进行举例。
其次,为了做到心中有数,方便事后核对,应记录表格中包含多少条数据。将多个账套的同一个银行账户的医院银行存款明细账导出,合并为一个完整的EXECEL表格,然后在导入前先把电子表格规划,EXECEL表格的第一行作为列标题,ess中表的字段名称一致(ID字段及不需要导入数据的字段可以忽略),否则导入的数据将包含电子表格的第一行的标题数据,而且很可能会使导入的数据与数据的库中的字段错开,导致导入失败。表格规划好之后,然后打开导入向导,按照向导一步步按提示做,将表格1、ESS数据库中,以原有的文件名命名,ESS的操作需要思路清晰,而操作者的每个操作都将形成新的EXECEL表格,只有通过清晰的文件命名,操作者才可以理顺自己的操作顺序。
再次,在导入的表格1和表格2之间建立联系,ESS中用查询功能,在查询窗口,点“新建”,跳出窗口向导,选择“查找不匹配项查询向导”,用鼠标将表格1与