办公室文员岗前培训手册.doc

办公室文员
岗前培训手册
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制定人:王召芹
日期:2011年2月
培训内容:(一)文员基本意识
文员业务知识
☆培训目的:统一做法、达成共识、完善管理
☆培训对象:文员
☆培训人员:行政助理
目录
一基本意识 3
一)文员与领导的关系(工作上的服务关系) 3
二)如何做好行政秘书(文员) 3
三)礼貌、礼节、仪表、仪态 4
四)工作纪律 5
五)办公室职责 6
二业务知识 7
一)公司基本情况的了解 7
二)办公设备的使用 9
三)办公室电话的转接 9
四)会议安排与组织 11
五)会议记录的方法与技巧 11
六)如何做好接待工作 12
七)公司常用文件格式 13
八)学****公司办公室各项管理制度 17
一基本意识
一)文员与领导的关系(工作上的服务关系)
无论身为事业部门的领导,或是企业单位的上司,处理的事情很多,肩负着许多压力,作为领导的辅助人员——文员,就成为了领导的左膀右臂,作为领导的参谋和助手,其最重要的是做好服务工作,为领导解除后顾之忧。为领导服务是文员的工作职责,它主要体现在帮助领导处理一些日常的事务性工作方面:如办文、办会、办事。
二)如何做好行政秘书(文员)
公司各部门的秘书担负着部门上下及内外沟通的纽带、部门形象代言人和部门的内务总管理的角色,秘书工作质量的高低,直接影响着部门甚至整个公司的工作进展。那么,如何才能做好公司的秘书?要从以下几个方面下功夫。
首先,自己岗位的基本业务知识和技能要抓牢。秘书要熟悉本岗位各项工作的制度和工作流程,熟悉公司的基本情况,掌握良好的计算机操作技能,具备扎实的文字处理能力和语言表达能力等等。
其次,秘书要锻炼工作“三心”法——做事要细心、待人有耐心、工作保持平常心。细心,就是要一丝不苟,丝毫不马虎;耐心,就是要不厌其烦;平常心,就是要对自己工作中可能遇到的种种情况有所预见,当受到不良刺激时能承受、能化解,受到种种诱惑时能够坚持自己的原则立场。
第三,要积极并善于学****掌握比较全面的知识。秘书要具备的知识包括岗位知识、行业知识、计算机操作知识及生活常识等。这些都是做好秘书工作不可或缺的。
第四,要养成良好的文档处理****惯。在日常工作中,秘书必须养成文件收发有记录、档案管理有条理的好****惯,这是做好工作、提高工作效率的必经之路。
第五,工作必须具有计划性。最好是在当天下班时安排好第二天工作——在工作日志上简洁明了地写下第二天的工作计划;日常工作的处理要具有条理性,注意及时反馈,不能及时完成的工作要向相关人员说明;每天要检查自己工作的完成情况,并进行记录;不要无论谁要求就马上去做(有时还放下手头的工作),要看轻重缓急而定;有时要善于说NO,不要因为人情而过多消耗自己的精力甚至打乱自己正常的工作计划。
第六,要永远自律。要做遵守公司规章的“标兵”,如要守时,不随意串门或在别部门聊天,不标新立异(如留怪发、戴怪样或过多首饰、文身等等),不在办公室大声或长时间聊天,不在办公室打私人电话或作私事等等,要永远做一个“干净”的人——外表干净、手脚干净、心灵干净。
第七,时时作好保密工作。无论工作时间还是下班时间,要做到不该说的不说,文件处理(编写、传递、存放等)注意保密,日常交谈注意保密,不得将公司的秘密扩散等等。
第八,平时注意了解部门同事的情况,做好上司的参谋。秘书要熟悉部门编制,了解现有员工结构及级别,了解部门人事变动的情况,从各个侧面了解员工的情况,平时注意与部门同事进行交流和沟通。
第九,工作必须有原则性。要熟悉公司的相关规章制度,对所有部门同事应一视同仁,要站在公司立场上按合法程序办事,处理日常工作时要就事论事、对事不对人。
第十,要不断培养自己的亲和力。良好的人际关系是秘书高效和高质量开展工作的基础,为此秘书在日常工作和生活中应待人热忱,谦恭有礼,助人为乐,笑容甜美,在节假日或纪念日经常问候他人,要有体谅和宽容的情怀,不凭上司的权威与同事交往,在不违反原则的情况下尽量帮助同事。
第十一,要永远注意自己和部门的形象。仪容仪表要符合公司的要求,每天做好办公室的卫生,督促其他部门做好卫生,外发文件要书写工整、语句通顺、措辞得体、无错别字,不能随便将部门上内部的事情向外传说,注意言行的文明、礼貌。
其实,要成为一名优秀的秘书,并不很困难,只要你循序渐进地不懈修炼,成功的那一天就在不远处等着你!
三)礼貌、礼节、仪表、仪态
礼仪礼貌是人际关系中的润滑剂,是文明的标志。优秀的文员必须具备一定的礼仪素质,了解、掌握礼仪礼貌,恰到好处地运作礼仪礼貌,