Excel与外部数据的交换.ppt

Excel与外部数据交换
Excel与数据处理第3版
认识
Excel是一个极好的数据分析和图表分析工具,也是一个高效的数据输入工具。将它和专业数据库应用系统相结合,作为数据库系统的输入工具或数据分析工具,能解决数据库系统应用过程中的许多问题,极大地提高工作效率。
学****目标
1、了解Excel与外部数据交换的方法
2、掌握Excel访问外部数据的条件
3、了解MsQuery的功能及用法
4、掌握MSQuery单表和多表查询方法
5、ESS交换数据的方法
6、掌握Excel与文本文件交换数据的方法
1 Excel与数据库概述
1、概述
将Excel与数据库系统结合起来,运用数据库系统管理、组织、存储数据,用Excel为数据库输入数据,对数据库系统处理的结果数据进行分析、制图或作财务分析等,将会极大地提高工作效率。
Excel能够与多种数据库进行数据交换,将数据库中的数据提取到Excel的工作表中进行分析,制作各种数据报表和分析图表。或者利用Excel高效的数据输入能力,把业务数据输入到工作表中,然后再将这些数据从Excel导入到数据库的数据表中,能够极大地提高工作效率。
1 Excel与数据库概述
2、认识Excel数据库
数据库是一个比较复杂的系统,它包括许多张表格。在Excel中,一个数据库是一张特殊的工作表,在Excel 2003之前的版本中,Excel的数据库在形式上是一张图所示的工作表。
1 Excel与数据库概述
Excel数据库特征:
(1)数据库有一个数据区域,每列都有标题,称为属性或列标,也称为字段。
(2)数据区域中的每一行称为一个记录,一个记录代表一个客观事物的各种数据特征。
(3)在多数情况下,数据库中应该有一个条件区域,条件区域可用作数据库函数的参数。
Excel的数据库具有一些局限性:
一个Excel2007工作表只有1048576行,规模太小。
不具备数据的完整性检查
占用的存储空间比真正的数据库管理系统要多。
2 Excel与外部数据库
1、ODBC(Open Database ivity)
即人们常说的“开放式数据库互连”,它是数据库系统的一种接口技术,可用于不同的应用程序,如Visual Basic、Excel、MS Qurey等。
ODBC主要用于数据库系统与其他应用程序之间的通信,它提供应用程序与数据库系统之间进行通信的一些技术细节。
ODBC驱动程序
ODBC 驱动程序是符合“开放数据库互连”标准的数据源驱动程序。它提供了多种数据库管理系统的驱动程序,ess、SQL Sever等,通过这些驱动程序,可以直接访问相关数据库系统中的数据。
2、数据源
就是数据的来源,是要访问的数据库的一组存储信息,它包含了用于数据库连接所必需的信息。另外,还包括数据库服务器的名称和位置,用于连接数据库的驱动程序的名称,以及在登录到数据库时所需的信息。
2 Excel与外部数据库
3、访问外部数据库的条件
1)具有访问外部数据的权限
2)系统中安装了 Microsoft Query
3)具有访问外部数据库的ODBC 驱动程序
3 Microsoft Query
Microsoft Query概述
Microsoft Query可作为一个独立的工具单独运行,用以查询各种数据库中的数据,也可以在Excel的工作表中调用它,用于将外部数据库中的数据导入到Excel的工作表中。
使用 Query 从外部数据库中检索数据到Excel的工作表,可以减少数据的重复输入。
此外,当外部数据库更新数据时,Miscrosoft Query还可以刷新Excel工作表中的数据,以保持与外部数据的一致性。
Microsoft Query概述
MSquery用于将外部数据查询到Excel中分析