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大型企业商务会议会务接待流程完全手册.doc
文档介绍:
大型企业商务会议会务接待流程完全手册
一、会务工作总体思路
(一)任务分解:将会务工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量。
(二)责任到人:每项任务均有专人负责。
(三)周密计划:每项任务均须制订周密的工作计划。
(四)逐项落实:计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
(一)成立会务组
1.会务组组长:总体负责。
2.文秘材料小组:负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组:负责会议的会场、吃饭、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。
备注:任务分解后形成《会务接待方案》。
(二)明确会议概况
1.全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:
(1)会议主题
(2)级别与规模
(3)参会人员(与会人员的姓名、单位、职务)
(4)会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)
注:日程安排形成会务指南。
(5)会议经费申批:根据会议概况,按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费,签报领导批准。
(三)下发会议通知、登记代表名单
1.责任人:文秘材料小组。
2.责任:在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括:
(1)会议主题
(2)参会人员
(3)会期安排
(4)会议地点与联系电话
(5)会务组联系人与联系电话
(6)报到日期
(7)有关事项(如要求自带有关材料、物品等)
(8)会议回执(附表2)
(9)会址交通导引
3.落实:会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》(附表3),制作会议名册。登记内容应包括:
(1)单位
(2)姓名
(3)职务
(4)性别
(5)民族
(6)到达航班与到达时间
(7)是否要求接站
登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会务接待指南》。
(四)选定会议地点
1.责任人:后勤保障小组。
2.责任:联系几家宾馆(先前最好有一些基本了解),实地考察、比较。应调查的项目包括:
(1)价格(客房、会场及其他服务项目的价位)
(2)设施(客房、会议室、休闲设施、环境等)房间有无网线、是否含早餐
(3)服务(办会经验、餐饮质量、服务态度等)
(4)交通(便利与否)
(5)当期有无接待能力
3.落实:综合比较后按优质低价原则选取一家,签报或口头汇报领导批准。领导批准后,立即完成以下工作:
(1)与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣
(2)根据会议预算在财务借款
(五)准备会议材料、用品
1.责任人:两组分工协作。
2.材料内容:会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:
(1)会议代表名单(附房间号)
(2)日程安排,各项活动地点及注意事项等
3.会议用品:会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
(1)会场条幅(或现场LED显示器)
(2)会议代表证
(3)与会领导桌签
(4)文件袋、笔记本、笔
(5)录音笔、照相机、摄像机
(6)便携机、打印机及纸张、投影仪(根据需要)
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