第十四章 印信管理 17周.ppt

信件处理
信件处理程序
分拣
拆封
分送
阅看
登记
复信
查对
寄发
案例7:误拆信笺的处理
小王是某外资公司秘书。一次,他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私,这可如何是好呢?
小王当时想,事情既然已经发生了,就要勇于面对,不可藏匿不交,更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故,而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题,然后再分析原因。于是他紧急采取了如下步骤:
,当即停止阅读,并保证不把已看到的内容告诉任何人。
,放回信封。
,上面写上:Sorry ,opened by mistake,并签上自己的姓名,然后将这张便士贴粘在信封上。
,把这封错误开拆的信放在其他邮件中间,一并送入总经理室。如办公室无人,当面向总经理道歉。若办公室有其他人在,则过后道歉。
通过这一方式,小王虽然受到了总经理的严厉批评,但最后也得到了总经理的谅解。事后,小王及时总结经验教训。
小王承认,发生误拆信笺的事情,主观上是自己工作不认真、太大意所致,今后要增强工作的责任心,以避免类似事情的发生。
客观上,是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学****识别哪些是没有表明性质的私人信件。
小王得出如下经验:
一是留意哪些人经常给总经理写私信,那么这些人的来信即便没有标明信件的性质,也不会贸然误拆了。
二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般,公务信件是打印的,而私人信件是手写的,公务信件的信封是白色的,私人信件的信封是多种颜色的,公务信封往往印有单位的名称和地址,而私人信封往往是公开出售的。
三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候,请领导来定夺。
思考:
?为什么?
?
印信:是指企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。
秘书部门掌管的印章主要有三种:
1、单位印章(含钢印);
2、单位领导人“公用”私章;
3、秘书部门的公章。
作用:(1)标志作用。(2)权威作用。
(3)法律作用。(4)凭证作用。
印信管理
印章的样式
形状
文字
图案
尺寸
国务院规定:
国家行政机关和企事业单位、社会团体的公章一律为圆形;
外资单位通常为椭圆形;
其他印章如收发章、财务章可用长方形、三角形或椭圆形;
领导人和法人代表的印章一般用方型。
公章的刻制
必须由本机关、本部门申请,经上级机关批准,到公安部门办理手续后,再到指定的刻字单位刻字。
印章的大小、样式、名称、文字、字体、质料等,均需按国务院和地方政府规定。
任何人不得私刻公章。