采购费用报销管理办法.doc

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训结束3个工作日内,将会议或培训单据进行归集整理,附会议证明资料(包含:会议时间、地址、列席人员署名、内容、目的、花费标准、支付凭证及其余书面证明资料),填写《会议(培训)费审批表》,附花费明细清单等资料,并按下述财务审批条例执行审批。十、办公费企业人力资源与行政部负责编制年度的办公用品估算及采买计划,依据“成本效益”的原则进行企业办公用品的集中采买工作。平时办公用品花费申购及使用原则依据人力资源与行政部拟订的企业《办公用品申购管理制度》执行,办公用品申购花费审批权限依据下述财务审批条例规定执行。十一、车辆使用费企业车辆使用及报销按人力资源与行政部《企业车辆管理制度》及《私车公用管理规定》规定执行,报销时推行按车辆分花费项目核算报销,并附车辆花费发生明细清单,车辆花费报销需填写《车辆花费审批表》并按下述财务审批条例执行审批。十二、固定财产购买花费、处理花费固定财产指派用限期在一年以上,单位价值在2000元以上的财产,或价值大于1000元但实质使用年限超出一年,每年耗费较小的财产。(其余类型价值较高的物质采买、经营花费可参照本制度执行。)详细采买流程以下:(一)采买申请:申请部门提出采买申请,要求注明名称、种类、数目、需求日期、估算价钱、用途、产品规格等信息,波及技术指标的,须注明有关参数、指标要求等。新员工入职时需要采买固定财产的要同时附表《新职工入职所需办公设施(固定财产)》。由人力资源与行政部安排采买人员进行询价,申请人辅助询价。(二)询价比价议价:(1)由人力资源与行政部安排采买人员及部门申请人员对物质进行市场询价,每种物件原则上起码需要三家的供给商进行报价。在选择供给商应该考虑供给商资质(如拥有合法经营主体资格、信用优秀、质量、交货期、价钱、服务优秀、客户满意度优秀等)。(2)接到报价单后,需进行比价、议价后填写《询价比价表》,按廉价高质的原则进行评估。表单及有关资料采集整理完成后,需依据下边第十四条《财务审批条例》的权限报送领导,对询价议价状况进行议论审议,赞同采买的方可执行下一流程。(3)属以下状况者,不必进行比价、议价:已由企业总部签署有关合同的采购活动,或市场没法进行三家报价的物件采买(如独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代替品等),但仍需保存单家有关报价记录。(4)依据规定,采买金额伍佰万元及以上的大额采买,一定经过招招标的形式采买,严格依据国家对于招招标的有关管理制度执行。(三)审察审批:1)填写《资本开销审批表》,报送领导审批。采买询价议价结果报有关领导审议赞同后,依据财务部要求填写《资本开销审批表》,交由部门经理、财务经理对经办人提交的审批表进行审察,对审批表、报价单等进行严格审察,对不切合规定的资料可要求经办人增补完好或退回经办人从头办理;(2)依据财务审批条例的规定,审批人在审批权限内对《资本开销审批表》进行严格审批,对不切合规定的能够要求经办人改正或退回。(四)办理采买: