会务接待工作手册.doc

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席;根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。随后,接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。重要会谈,还应准备多媒体设备,制作领导名牌,注意领导排位。若有需要,还要联系相关新闻媒体进行报道,请专人负责会议记录。(二)会谈当天的准备工作当天,接待人员应提前检查会场的布置情况。保证会场整齐干净,有足够的座椅,有工作人员倒茶。如有需要,还要调试多媒体设备,摆放领导姓名座位牌和鲜花。如有媒体参与,还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。(三)会谈接待人员将来宾引领至会谈地点后,先进行主客之间的相互介绍。按照礼仪,应先把宾客介绍给主人,再把主人介绍给宾客。会谈期间,接待人员应坐在出入方便的位置,根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏,如需要,委婉地提醒相关人员把握时间。(四)会谈结束会谈结束,接待人员应注意清理会场的工作,如回收会议资料;领导姓名座位牌;与相关媒体联系,撰写新闻稿、跟进报道等。如有需要,尽快整理完成会议纪要,及时传递给与会人员。五、参观根据来宾的要求及公司的实际情况,可安排一些参观活动。根据来访者的不同要求来选择。如果对方想了解广州的历史文化,一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点;若对方希望参观广州市区、购买广州特产,则可以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。来宾要求进行校外参观时,接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同。如果需要陪同,应事先策划好参观路线,收集要参观景点或地区的有关信息,届时为来宾介绍。同时还要安排车辆,预留经费,在车上准备充足的饮水,还应根据天气情况准备雨伞。如果来宾自行参观游览,接待人员也应该向来宾提供充足的信息,包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情