集团固定资产管理办法.doc

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/读卡器等)(电话机/对讲机、传真机、交换机、路由器、机柜等)(相机、摄像机、彩扩设备等):提报需求。使用部门需要添加一般通用的固定资产(例如电脑、桌椅、文件柜等)向综合部递交《固定资产增补申请单》(见附件),说明增补固定资产的原因,和对固定资产在规格、配置、采购或订做方式、费用上限等方面的要求(办公家具等需要附图示,说明款式、尺寸、材质要求等),经部门负责人、分公司总经理签字批准,交综合部。确定增补方式。综合部根据目前全集团公司内部可供调剂的资源状况和使用部门对固定资产的要求,确定增补固定资产的方式。一般增补固定资产的方式有:调拨。在有闲置资产的情况下,首先考虑从其他部门调拨。采购。在没有可供调剂的资源的情况下,可以通过采购新品实现。订做。如果需要增补的固定资产在规格、材质等方面有一定的特殊性,不能通过采购实现,则选择订做。综合部根据以上原则在综合部意见一栏中选择合适的方式,综合部固定资产管理员和经理签字。审批。综合部把签署完意见的《固定资产增补申请单》报对应的财务部经理审核,然后报集团总经理批准后,由综合部递交给采购或订做的承办部门(一般办公设备类的采购承办部门为采购部)。询价:承办部门在3个工作日内进行询价,填写《固定资产采购询价核价表》(见附件),提供不少于两家供应商的供货信息,报审核部门(商管部)。审核:审核部门在2个工作日内考察承办部门提供的供货商资质及采购可执行情况、组织外围专家对产品材质/价格/结算方式等内容进行评议、核实市面上其他供货商的报价情况,汇总以上情况在《固定资产采购询价核价表》上签署意见,反馈给承办部门。确认:承办部门把审核通过的询价单反馈给使用部门,使用部门进行确认。实施采购:承办部门按内部采购业务流程办理。验收:办公家具由总部工程部、综合部、使用部门、采购部门共同验收;电脑设备和通讯设备由总部IT信息部、综合部、使用部门、采购部门共同验收;电器设备、数码设备和其他设备由使用部门、综合部、采购部门共同验收;验收后出具《固定资产采购验收核价表》(见附件),验收各方签字,原则上验收合格方能付款。验收不合格的由采购人员负责办理退换、索赔、拒付等事宜。入库、领用:验收完成1个工作内,综合部为新添固定资产编号,填写《入库单》和《实物资产领用单》,领用单由使用部门负责人在领用人处签字。入库单的一联交给采购部,领用单一式四联,采购部门一联,使用部门一联,综合部保留存根,IT信息部一联(电脑设备类)。采购部把入库单和领用单的一联附在发票后,作为报销凭证。使用部门在领用时必须确定具体的固定资产的责任人,综合部登记固定资产台帐,在实物上粘贴或钉固定资产标签。第四章 经营类固定资产的购置第十条经营类固定资产主要来自以下途径:采购或订做;供应商赠送。第十一条 经营类固定资产的采购程序同第九条。第十二条 订做柜台等涉及店面形象的经营设备,由总部所属广告部负责设计和订做,订做完成后,按第九条中的第7、8条的规定办理验收和入库、领用手续。第十三条 供应商提供给店面使用的柜台等固定资产,产权仍然属于供应商的,由各公司的指定部门进行登记,登记内容包括供应商名称、固定资产名称、规格、数量、使用部门、责任人等,登记表一式三份,登记部门、使用部门、综合部各一份。如确定产权可以转移给公司后,应该以书面形式通知综合部,经财务部批准后办理固定资产入库、领用手续。第五章 固定资产的管理第十四条 固定资产的编号由类别代号、年份编号、流水号组成。类别代号:由二位大写英文字母组成,为避免近似类别之间发生混淆,按简化方式设置类别代号:BG: 办公(包含办公家具和各种办公设施、设备)JD: 家电(空调、电视、饮水机等家用电器)GT: 柜台等经营设备;FW: 房屋CL: 车辆QT: 其他BCZ: 备查帐(来源和产权有待查证的资产,暂时放入备查帐)2) 年份代号:由两位数字组成,例如:2008年用08代表。07年底重新盘点登记的资产,年份代号编为 08,今后以资产第一次登记入账的年份为准。流水号:由四位数字组成,按所在类别的登记先后编流水号。从0001开始。例如:DN080019代表电脑及周边设备类、 08年登记、第0019号。第十五条 在固定资产管理中相关的部门和人员有:管理部门:办公设备类、经营类固定资产的管理部门为综合部,负责建立固定资产的登记、申购、调拨、盘点等手续;使用部门:使用固定资产的部门或店面,负责固定资产的日常使用和维护保管;账务管理部门:财务部,负责各类固定资产数量、金额的总帐及明细帐,并按月负责计提折旧。责任人:个人使用的固定资产,其责任人为使用人本人;部门公用的固定资产,由部门指定专人负责,没有指定专人的,责任人为部门负责人本人。办公设备技术负责部门:IT信息部,负责电脑、整机外设、网络相关设备的管理和技术服务,包括验收、安装、配置登记、故障诊断、简单故障排除等。第十六条 综合部固定资产管理人必须在固定资产验收后的 1个工作日内,按固定资产编号规则进行编号,登记固定资产台帐,内容包括:名称、资产编号、规格型号、价格、配置、配件、资料的使用人、资料责任人、购入日期、验收情况、验收人、采购部门、供应商、生产厂家、维修单位、保修期、联系人、联系电话、使用单位、责任人、备注(固定资产照片编号)等。在资产实物上粘贴带有资产编号和名称的固定资产标签,以便识别。第十七条 固定资产没有规格型号的,为防止固定资产标签脱落后从外观无法区分,必须进行拍照存档,建立固定资产照片库,在台帐中备注照片编号,以便查询。第十八条 电脑及周边设备、通讯设备除了综合部登记固定资产台帐外, IT信息部负责建立技术方面的登记台帐,登记配置、维修等相关信息,同时在验收时把说明书、保修卡、配套光盘等资料一并登记保存。办公家具、电器设备的说明书、保修卡等资料由综合部负责登记保管。数码设备的资料由使用部门保管;车辆的资料统一由物流部保管。第十九条 综合部负责登记各部门固定资产责任人的名单并负责指导、 监督各单位的固定资产管理工作。第二十条 固定资产费用按最小经营单位进行核算, 即按分公司下的部门或店面核算,固定资产移出或移入,都必须通过综合部办理固定资产的转移手续,不得在没有经过综合部办理相应手续的情况下擅自转移固定资产。第二十一条 部门或店面之间调剂使用固定资产,必须先通知综合部,由调入部门到综合部办理调拨手续,即领取《实物资产调拨单》 ,经使用双方部门经理、上级总经理、综合部、财务部签字后,方可进行实物转移。调拨单一式四联,调出部门、调入部门、综合部、财务部各一份。综合部负责依据调拨单对固定资产台帐进行调整, 财务部负责对依据调拨单对帐务进行调整。第二十二条 部门间临时借用固定资产,借入方应出具经办人和部门经理签字的 《固定资产借用单》(见附件),上面备注借用理由、预计归还时间,借出方部门经理签字同意后,借出方实物负责人和借入方经办人一同检查资产状况、清点配件,在借条上注明,借条一式两份,双方各一份,然后进行实物交接。借出方资产管理人负责借出资产的及时收回。借出固定资产收回时,双方一同检查资产状况和配件,检查无误后,同时在两张借条上填写归还资产状况并签字。如在借出期间发生资产损毁、丢失、缺件,由双方出具情况说明,确定责任,上报给综合部,综合部会同财务部做出处理决定,同时进行资产登记和账务上的处理。第二十三条 临时借用固定资产双方应约定期限,约定期限不得超过 2个月,超过2个月的必须办理调拨手续。第二十四条 离职人员在办理离职手续时,由综合部固定资产管理员负责监督其做好固定资产的退还或交接工作。离职人员本人使用的固定资产,如部门留下继续使用的,由部门负责人指定人员接收,没有指定人员接收的,由部门负责人本人接收。由接收人填写《固定资产交接清单》,交接双方签字,综合部固定资产管理员对照固定资产台帐,核对无误后在交接清单上签字确认。交接清单一式二份,接收人、综合部各一份,综合部根据交接单变更固定资产台帐上的固定资产责任人。部门不留下使用的,可以退还给综合部,由综合部填写红字《实物资产领用单》,经退还固定资产的部门负责人签字、综合部接收人签字,退还部门、财务部、综合部各一份,综合部和财务部据此变更固定资产使用部门。第二十五条离职人员为部门固定资产责任人,必须由部门负责人或上一级负责人指定新的部门固定资产责任人,由综合部监督进行本人使用及所负责的固定资产的盘点交接,方法步骤同上。第二十六条 离职人员本人使用或负责的固定资产如有遗失、人为损坏或配置配件缺失,离职人员应负责赔偿。由综合部根据盘点交接结果写出固定资产损失说明,经离职人员部门负责人签字确认,财务部负责出具损失金额,报分公司总经理批准,由离职人员赔偿。综合部和财务部据此进行相应帐务处理。第二十七条 部门内部调换固定资产的使用人或更换固定资产责任人,需要进行所保管固定资产的清点,写出书面的《固定资产责任人变更通知单》(见附件),并附双方签字的固定资产盘点交接清单,原责任人、新责任人、部门负责人签字,交综合部变更登记。第二十八条 员工内部调动,原使用的计算机根据不同情况进行不同的处理:如调入部门有闲置计算机,不需要重新购置的,计算机仍留在调出部门;如调入部门没有闲置计算机,需要重新购置的,应将调出部门的计算机调拨给调入部门使用,办理固定资产调拨手续,进行资产使用部门的变更登记。第二十九条 固定资产在使用过程中发生损伤、配件缺失、丢失、损毁的,使用人或保管人必须在第一时间报告部门负责人,并通报给综合部,综合部监督使用部门在3个工作日内落实责任并提出书面处理意见,经综合部、财务部会签,报分公司经理批准进行处理。损失金额超过2000元的,处理意见必须报集团总经理批准。第三十条 每年进行两次固定资产盘点, 6月份各使用部门进行一次自盘,部门负责人安排两人以上共同负责,出具盘点清单,盘点人、使用人、部门经理签字后上交给综合部,综合部如发现部门盘点清单与固定资产登记不符,则马上安排到部门进行复查并作出处理。第三十一条 每年年末,对全公司固定资产进行一此实物盘点清查,目的是保证固定资产帐、物相符,摸清资产的实际使用现状,保证资产的安全完整。年末固定资产盘点清查由综合部、财务部和各资产使用部门共同进行,对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损,应逐个查明原因,协商提出处理意见,报总经理审批,其中涉及的责任人应承担相应的赔偿责任。盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划,帐外资产要做盘盈处理,及时入帐。第六章 固定资产的报废和出售第三十二条 申请资产报废应符合下列条件之一:申请报废的固定资产已超过其使用年限,且不能继续使用;因自然和人为的原因使固定资产受到毁损和丢失,且无法弥补和修复以便继续使用的;由于历史原因,申请报废的固定资产存在重大质量问题,性能低劣且无法修复的;因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰,需要更新换代的;申请报废的固定资产虽未超过使用年限,但其实际工作量超过其产品设计工作量,且继续使用易发生危险的。第三十三条 固定资产报废审批权限:固定资产报废单件原值在2000元以下的,由使用部门提出申请,经综合部、财务部会签后,由分公司总经理审批。固定资产报废单件原值在2000元以上的,由使用部门提出申请,经综合部、财务部、分公司总经理会签后,由集团总经理审批。固定资产报废无论金额大小,均须到主管税务机关审批后才能执行(除第三十二条第一项)。第三十四条 固定资产报废程序固定资产的报废,需由申请报废的部门完整填写一式三联的《固定资产报废报告单》,注明报废原因,由所在部门经理确认签字。固定资产报废应有相应的技术鉴定,其中电脑及周边设备由IT信息部负责鉴定;办公设备、家具及其他由物业管理部负责鉴定。鉴定部门负责人需在报废报告单上签署意见并签字;固定资产报废单应交综合部和财务部会签,并按规定审批权限报公司领导审批。审批完毕的“报废单”,分别交使用部门、综合部、财务部留存。综合部应在固定资产管理台帐进行注销,财务部根据“报废单”办理资产报废帐务处理。报废固定资产应按审批要求及时处理,报废所得残值收入应交财务部作帐务处理。第三十五条 公司限制的固定资产需出售的,由使用部门或综合部提出书面申请,经综合部、财务部、分公司总经理、集团总经理审批,指定部门进行出售,出售所得全部交公司财务部。第七章 罚则第三十六条 对公司资产的使用、保管、转移上出现违反上述规定的操作,造成帐帐不符,帐物不符,或资产出现损失时,给予相关责任人如下处罚:固定资产使用人或保管人不履行职责(包括不接受保管责任,拒绝在相关单据上签字,不接受综合部的监督和指导等等),但未造成损失的,给予责任人和部门负责人扣发1日工资的处罚。处罚后仍然不履行职责的,取消其对固定资产的使用权和保管权,由此造成的后果由责任人自负。部门负责人不履行本部门固定资产管理职责,对部门公用或暂时无人使用的固定资产不指定责任人同时本人也不负责,但未造成损失的,给予部门负责人扣发3日工资的处罚。未办理固定资产调拨手续擅自转移固定资产,未造成损失的,给予相应责任人扣发三日工资的处罚,给予其部门负责人扣发1日工资的处罚。固定资产在使用过程中出现人为损伤、配件缺失、丢失、损毁的,相关责任人进行赔偿,赔偿金额由财务部予以核定。固定资产在使用过程中出现损伤、配件缺失、丢失、损毁,固定资产保管责任人在3个工作日内没有向本部门领导或综合部报告的,给予保管责任人扣发3日工资的处罚,给予部门负责人扣发1日工资的处罚。如由于保管责任人没有及时报告,造成公司无法追回损失,全部赔偿责任由保管人承担。6. 未经批准擅自处置固定资产(包括报废、变卖、赠送他人等),责任人除了承担给公司造成的损失、向公司上交非法所得外,给予扣发十五日工资的处罚,同时按情节轻重给予降级、降职、待岗直至除名的处理,情节严重构成违法犯罪的依法移交公安机关。固定资产使用人或保管人发生人事异动,拒不履行盘点交接手续的,综合部有权不予办理工资发放和档案移交手续。无借出手续而向公司内部借出固定资产,给予借出人扣发1日工资的处罚。没有按期收回借出固定资产,或借出固定资产超过2个月不办理调拨手续,但未造成损失的,给予相应责任人扣发3日工资的处罚,给予部门负责人扣发1日工资的处罚。固定资产增补流程图使用部门填制《固固定资产转移到使综合部确定增有资源可综合部在《固综合部填制定资产增补调出和调入《实物资产部门分别签无资源可调在规格材综合部在《固定资财务部经集团总经综合部在理理《固定资采购部门询有关部门设审核部门核价,出具《固使用部门确计、报价,出价,填写《固采购或制作认采购部门实制作部门实固定资产采购询价核价表部门申请付施采购施制作承办单位:供应商 A名称:结算方式:供应商 A名称:结算方式:序号采购部 采购人员:1 2承办部门经理: 填表日期:综合部设置 验收,出具联系人: 联系电话:编号,办理入 《固定资产保修时间: 特殊说明:联系人: 联系电话:保修时间:特殊说明:345其他说明产品名称