2011上海公务员考试综合管理大纲知识点详解.doc

《综合管理实务》
:秘书的涵义和特征,秘书工作的性质、内容和作用。
秘书的涵义
秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。
秘书的特征
服务的直接性。秘书的工作内容与领导工作一致,由领导亲自指派;秘书直接向领导请示、汇报;秘书做工作直接对领导负责。
服务稳定性。秘书与服务对象不仅有“业缘关系”还有“人情关系”。
知识化。属于白领阶层。中、高级秘书称为“参谋”、“顾问”、“外脑”。
年轻化。一般为20~35岁。是操作层通向管理层的阶梯。
女性化。女性秘书是初级秘书,是“文员”。
秘书工作的内容
秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作,其主要内容归纳起来有以下几方面: 第一类是事务性工作,包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排; 第二类是管理性工作,包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等; 第三类是沟通支援性工作,包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。
秘书工作性质
辅助性。第一,秘书工作不能脱离领导而独立存在,秘书工作总是围绕领导工作而开展的,领导工作涉及到哪里,秘书工作的范围就必须延伸到哪里;第二,秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示精神办理,不能超越职权范围自作主张、自行其是;第三,秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议,与领导者共同研究各种有关问题,但秘书人员在会上只有发言权,而无表决权。
综合性。由于秘书机构是综合性办事机构,秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面:第一,秘书工作的内容纷繁复杂,且涉及到本机关的全部工作。第二,秘书部门处于机关的枢纽地位,担负着沟通上下、联系左右之责;第三,秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时,必须对各方面情况进行综合,才能有效地为领导者提供帮助和服务。
机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。
服务性。服务稳定性、直接性和广泛性。“上、中、下”三个层面服务。首要为领导、上司和雇主服务。
秘书工作作用
信息枢纽作用。在现代社会中,各级各类机关的秘书部门,都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置,是领导进行管理的中介环节和中枢机构。
参谋助手作用。领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时,既要为领导办事,当领导的助手,又要为领导出谋献策,当领导的参谋。因此,秘书工作既有助手作用,又有参谋作用。
形象和公共关系作用。人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”,是指在一个机关里,秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”,是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等,大都由秘书部门出面办理。处理公共关系原则“内求团结,外求发展”。
协调作用。
:秘书工作机构的性质,秘书工作机构的设置,秘书工作机构的职能和工作要求,秘书部门及其人员的管理。
秘书工作机构的性质
机密性、辅助性、综合性(政策性、原则性、总体性、技术性、事务性、具体性等)、服务性(管理服务、信息服务、生活服务和事务服务)。
秘书工作机构的设置
设置原则:精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大。
采用钝角三角形方式。具有灵活性、自由度大、上下沟通方便。
组织形式:分理制和综理制。中央的秘书机构称“办公厅”,部级机构,采用分理制(下再设秘书局、机要局、信访局等);省级的称“办公厅”,厅局级机构,下设秘书处、机要处、信息处等;省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的称“办公室”,前三为处级,县为科级,乡镇为股级。综理制适用市县政协和大多数的企事业单位,下不再设部门,由办公厅、室统一或分派人员办理。有些办公室不属于秘书机构,是直属部门如国务院台湾事务办公室。社会团体的直接命名为秘书处,采用综理制。
秘书工作机构的职能
助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能。
秘书工作机构的工作要求
明确职责、全线、目标和任务;制定秘书工作的各项制度和标准;分清主次、有条不紊;科学的安排工作程序;准确细致,切实无误;迅速果断,讲求时效;忠于职守,安于职分;加强教育、管理,不断提高素质和能力。
秘书部门和人员管理
内容和要求
机构与部门职责。“确定分工职责,使每个部门各司其职,各尽其责”。
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