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技术资料管理制度
第一章总则
第一条为规范公司对技术资料的管理,使公司技术资料能够安全、合理、有效的利用,特制订本制度。
第二条本制度中所称的技术资料,是公司科学技术研究中形成的技术资料和收集的国内外相关技术资料的总和,包括但不限于各种项目研究资料、技术交流资料、书籍文献资料等。
第三条本制度主要规范资料管理、资料收集、资料借阅和资料保密等方面的内容,保证拥有的各类技术资料齐全、完整、准确,并在使用过程中合理、安全、有效,充分发挥技术资料在企业中的作用。
第四条科技项目管理部为公司技术资料管理的职责部门,负责各类技术资料的集中、统一管理,以及相关资料的收集、分类、整理、鉴定、保管、利用等工作。
第二章资料管理制度
第五条技术资料的类别
技术资料包括公司科技资料和外部技术资料。
公司科技资料,主要包括课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、科学论文、成果报奖、成果应用、推广、技术引进、技术转让、技术交流等方面的材料。
外部技术资料主要包括烟草薄片技术相关方面的标准和书籍,烟草薄片
技术、减害降焦技术、调香技术、生物化学研究、烟气成分研究等方面的文献和专利资料。
第六条技术资料的整理归类
1、书面资料按照其所属类别进行分类整理,放置于特定文件柜中。同一类别资料按照时间、具体类别等特定方式整理后,放入文件夹中,如资料太多,同一文件夹放置不下,则放置于两个文件夹中,如此类推。文件夹外侧标注好文件夹内部资料的类别,文件夹内部同时放置此文件夹内部资料的目录,以便于查找。
2、书籍资料按一定方式排列放置于书籍柜中,书籍柜中同时放置书籍目录,以便于查找。
3、电子资料进行分级存档。文献资料分为国内文献资料和国外文献资料,而国内文献资料按研究内容又分为烟草薄片技术、降焦减害技术、调香技术、生物化学研究、烟气成分研究等方面的资料。如此类推,所有电子资料均按特定方式层层分类。
4、同一技术资料,既有书面形式又有电子形式的,书面资料和电子资料分别整理归档。
5、所有技术资料按整理方式列出电子目录,保存于电脑或硬盘中。新增加技术资料或技术资料有变动时,应及时准确的更改电子目录。
6、所有技术资料实行动态管理,技术资料有增加或变动时,及时准确的更新相应资料库和目录。
第七条技术资料的管理
1、科技项目管理部指定资料管理员,对技术资料进行统一管理,切实做好各种技术资料的保管、收集、借阅和保密工作,保证技术资料统一、完整、准确清晰等。
2、资料管理员应学****和利用有效方法对技术资料进行管理,确保资料管理工作的顺利进行。
3、资料管理员应定期对技术资料进行检查,做到无任何文件遗失、破损现象。
4、资料管理员离职时,要做好技术资料的交接工作。
第三章资料收集制度
第八条技术资料的收集
1、技术资料的收集范围为公司科技资料和外部技术资料。
2、缺失或不齐全的技术资料,资料管理员负责与档案室协调,复制资料,并整理入库。
3、正在进行的科技项目或科学研究,负责人认真撰写或收集相关材料后,除交由档案室外,另交一份由科技项目管理部保管,资料管理员做好入库工作。
4、资料管理员负责收集烟草薄片相关方面的新标准、新制度,并对这些新标准、新制度进行收集整理并及时更新入库。
5、资料管理员负责收集国内外烟草薄片相关新研究、新技术,对国内外新专利或