党政机关公文处理工作.doc

党政机关公文处理工作20110105党政机关公文处理工作
阳明勇
各级党政机关办公室的基本职责就是“参谋政务、管理事务”,而履行职责又是通过办文、办会、办事的途径来实现的。党政机关公文处理工作作为办公室一项基础性工作,事关办公室工作的成败,事关党委、政府工作能否正常开展。
一、党政机关公文的特点、作用、规范
(一)特点:归纳起来有五个特定性。
1、特定的作者。公文作者必须是依法成立并能以其名义行使权力和担负义务的组织和个人。公文的作者主要是以机关的名义,但有时也用机关首长的名义,这种情况并非以首长个人身份出现,而是以其所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。
2、特定的读者。公文的阅知者是定向的,从开始起草就确定了读者是谁,要求做什么,怎么做。
3、特定的属性。这就是公文鲜明的政治性和强烈的政策性。
4、特定的格式。公文特定的格式是从维护党政机关文件的严肃性和处理公文便利的角度确定的,包括统一的文种、结构、用纸、文面格式以及文书处理的程序和制度等。任何机关和单位都不得违背统一规定的原则和要求各行其是。
5、特定的权威。公文体现的是党和国家机关的意志,一经发布,就具有约束力,有的还具有和法律同等的权威,任何组织和个人必须严格遵守,不得违背。
(二)作用:归纳起来有以下五个方面。
1、确保政令畅通。党和国家机关的公文,如公布的法律、规定、条例、决定、通告等,有相当大的一部分内容对阅知对象起着严格的规范和准绳作用,要求人们只能这样做,不能那样做,从而保证政令畅通。
2、载传领导决策。党和国家机关实施管理职能的一项重要手段就是确定工作目标、安排工作任务并对重大问题作出决策,而由此产生的公文就起着决策载体和传递工具作用。如计划、规划、工作要点、会议纪要、决议、办法等。
3、实现组织协调。党和国家机关的计划、决策制定后必须通过下级组织及各相关部门付诸实施、贯彻落实,而在具体的组织活动中,必然存在大量协调任务。在从事组织协调的过程中产生的公文,就具有这方面的作用。如通过发布决议、决定来统一人们的思想认识,实现步调一致;通过印发通知、通报、通告来总结肯定计划、决策在执行过程中好的方面,纠正不良倾向,保证工作部署健康、顺利实施等。
4、沟通上下联系。上情下达、下情上达、此情彼知、彼情此知是党和国家机关对管理活动的进程和结果实行监控的必要途径和重要手段,而在沟通上下联系方面,公文就起着十分重要的作用。如请示、批复、报告、通报等。
5、实施宣传教育。为保证党和国家的路线、方针、政策得以贯彻,本地区、本单位的工作部署得以推进,各级党政机关经常针对干部群众的思想实际,针对工作推进过程中出现的一些问题,针对发现的一些突出典型,发通知、通报、通告等公文,以期起到宣传教育和导向作用。
(三)规范:作为“法定”公文,在写作的过程中有内在的程式和法定的规范,总的规范是《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》,具体来讲,通常有以下七种。
1、制发规范。也就是说制发一件完整的公文,必须遵循一定的工作程序,而每道工作程序都有其特定的程式要求:拟稿→核稿→签发→制作→发送→归卷,这六个环节都有明确的规定和操作要点。
2、名称规范。公文写作中运用名称必须严肃认真,一丝不苟,其特点是地名、人名、单位名、事物名等的表述必须规范。具体使用时应注意以下几点:同一名称在同一篇文稿中多次出现时,要求表述词一致;要根据名称的变化而变化,不要因循旧名不变;运用同类名称时,要注意次序的排列;外国国名、地名、人名、党派名、机构名、报刊名、著作名等译名,要用国家有关部门明确统一的、通用的名称,不能自以为是,标新立异;地区名、单位名在文稿中第一次出现时,要写明其所在的省、市、县;使用简称时,要按照约定俗成的规范简称,而不能随意生硬编造;各类事物名称排列使用时,要注意相互间的逻辑联系;使用局部地区或系统内的熟语或行话应慎重,尽量不用。
3、数字规范。阿拉伯数字在公文中凡是可以使用而且得体的地方均应使用,如在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时,一律使用阿拉伯数字。阿拉伯数字在文件中排行时,十位数以上的不能移行。
4、计量规范。公文必须使用国家法定的计量单位。我国的法定计量单位,是以国际单位制单位为基础,根据我国的情况,适当增加了一些其他单位构成的。常用的法定计量单位有:质量单位用千克或公斤、吨、克、毫克而不用斤、市斤、两、钱;长度单位用千米或公里、米、厘米、毫米而不用里、尺、寸、公分;功率单位用千瓦、瓦而不用马力;功、热单位用焦耳而不用卡、千卡;容量单位用升、毫升或立方米、立方厘米而不用公升、立升;电量单位用千瓦时而不用度;土地面积单位用平方米、公顷、平方公里而不用亩、分厘、平方丈;力的单位用牛、千牛而不用公斤力、千克力。
5、标点规范。不能违背国务院、中办的严格规