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物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程.pdf


文档分类:资格/认证考试 | 页数:约7页 举报非法文档有奖
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】的内容,可以使用淘豆网的站内搜索功能,选择自己适合的文档,以下文字是截取该文章内的部分文字,如需要获得完整电子版,请下载此文档到您的设备,方便您编辑和打印。:..物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程目的规范质量体系文件和资料的管理,确保质量体系文件和资料使用的有效性。适用范围适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。职责品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。要点和实施质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。质量体系文件的使用。品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。质量体系文件的保管。文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。文件保管方法应便于存取查阅。应保持文件夹的完整、齐全。文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单,以便于了解文件变动的情况和检索。质量体系文件更改的控制。文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格,经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动,则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布,以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改,但程序文件和质量手册换版时,则应将换版后的文件送达第三方认证机构。问更改的方式。文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定,并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行,但划改时,应能辨认更改前的内容。文件更改的标识和记录文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别,在文件更改记录上及时予以记录,以便核对、识别。文件的换版。下列情况之一,文件应予以换版:(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时;(2)同一文件一次更改内容较多时。作废/失效质量体系文件处置。品质/拓展部应在更换新页或新版的同时,撤回旧页或旧版本文件。撤出的旧页或旧版本文件,品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录,并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件,:..应经管理者代表同意,并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。外来文件的管理。外来文件包括:(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;(2)本公司选定执行的国家或行业标准;(3)业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态,既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的,还应编号并办理发放签收。对于外来文件,品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐,以便追溯其来源和分布。文件的归档。质量体系文件和外来文件一律应归档。归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定,对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出,仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。质量体系文件的借阅。公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一:(1)是公司的服务对象;(2)是公司的主管上级;(3)是公司的承包方;(4)按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密,但上款第4项的除外。人员离开公司或工作岗位发生变化时,品质/拓展部负责回收所发文件,并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。公开文件的控制。凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。凡公开的文件夹发生更改时,应以原公开的形式,在原发放或公布的范围内今年性更改,以便更改的内容为业主或住户所了解。凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书,包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外),均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录,各部门或文件持有人负责保存持有的记录,保存期为3年。记录《文件销毁申请表》文件编码:相关支持文件。篇2:物业品质部日常工作抽检标准作业规程物业管理有限公司作业规程文件名称:、各管理处运作质量的日常监控工作,确保质量体:..系在公司各部门、各管理处的运作质量。。。品质部专员负责实施监控所在项目质量体系运作质量的日常抽检工作。、内容。品质部内审员对项目各部门的日常抽检每月不少于一次,每季度一次对各受检部门进行全面检查。项目品质部专员对所在项目的日常抽检每周不少于一次,每月一次对各受检部门进行全面检查。抽检的内容包括:a)对标准作业规程的执行情况;b)对标准作业规程的理解情况;c)工作记录的真实性;d)工作的效果、效率;e)标准作业规程本身的适宜性和完整性;f)其他影响运行质量的问题。日常抽检的方法和基本要领日常抽检的方法:a)寻根问底法:就发现的某一问题顺着受检人的回答进行追查,直至查出问题真正症结和相连不合格;b)逆向追溯法:就发现的某一结果逆向进行追溯,直至发现造成不合格原因和相连不合格;e)横向比对法:拿同一份规程放到不同的员工中去执行,看效果;拿同一项不合格去对比关联的文件,从而找出问题的症结所在。日常工作抽检的基本要领:a)独立思考、判断:运用ISO9000内审的方法去独立观察、思考、判断、不受他人所左右;b)事先不通知:内审员对受检部门的抽检不应事先通知,抽检是随时可能进行的,受检部门必须予以配合;c)随时抽检:抽检时如果不是全面检查,内审员应采取随时抽检的方法进行;d)结果必须附有原始凭证:抽检工作的判断应附有依据;e)严谨、公正、公平。对抽检结果的处理抽检结果作为员工绩效考评的依据之一。周抽检结果均应记录于内审员工作日记中,在每月对员工实施绩效考评时,内审员应依据每周结果,对受检部门员工给出绩效考评分值。具体的打分方法详见各部门《绩效考评实施标准作业规程》。日常抽检结果每半年归档保存一次,长期保存。本规程作为品质部员工及项目品质专员绩效考评的依据之一。相关文件《业务巡查标准作业规程》#-YW-相关记录《项目管理现场检查表》#-YW-01-01《环境管理现场检查表》#-YW-01-02《安全管理现场检查表》#-YW-01-03《设备管理现场检查表》#-YW-01-04篇3:物业管理有限公司作业规程文件物业管理有限公司作业规程文件--,了解业务开展,情况根据问题的轻重缓急着手进行整:..改;根据过程评分便于后期分析出现场阶段性管理弱项,以利于后期整改提高;对现场人员灌输品质及服务意识;提供职能部门与业务部门及业务部门之间的互动交流平台,达到管理资源公司内部共享;磨合巡查标准与实际操作的差异,为标准纳入体系文件进行准备。《国家物业管理优秀(示范)住宅小区(大厦)标准及评分细则》公司现行各专业规范流程作业指导文件;相关专业业务国家标准。;公司其他各职能部门、各管理中心主管以上人员,以及抽调各专业口业务骨干为巡查成员;主要负责根据各专业口及巡查安排,遵照相关标准进行现场巡查、指导。;体系运行中每季度进行一次;也可按照体系要求,进行随机巡查。,分四个阶段进行:第一阶段:组织阶段时间:每次巡查月的第一个周(按实际工作日计算)。内容:由品质管理部品质专员组织成立巡查小组,负责组织检查项目及时间安排。第二阶段:实施阶段时间:每次巡查月的第二、三个周(按实际工作日计算)。内容:由巡查小组,对各部门及管理处进行巡查。第三阶段:评估阶段时间:每次巡查月的第四个周(按实际工作日计算)。内容:由品质管理部对检查结果进行总结及分析,分别回馈各部门、各管理中心,并有效实施巡查的考评办法。第四阶段:整改阶段时间:品质管理部下发巡查结果后直至问题关闭。内容:各管理中心针对巡查结果及现场实际情况,制定问题整改方案,方案需涵盖问题描述,整改措施,完成时间,达成标准,责任人。,及各管理中心的各项品质管理要求制定本标准。标准业务块分为:《管理类》、《环境管理类》、《设备管理类》、《安全管理类》;内容见附件:巡查标准、:品质管理部相关品质代表;实施办法a)在每次巡查过程的第二个工作日由品质代表向品质管理部负责人汇报本次巡查安排,主要包含人员安排,内容安排,评估安排,品质管理部负责人审核批准后实施。由品质管理部全体人员结合前一次巡查结果对本次巡查安排及内容进行建议,加以完善。b)在每次巡查过程的第四个工作日由品质代表组织协调成立各项巡查小组,确定巡查内容,其中巡查小组按照巡查的内容分为管理组、安全组、设备组、环境组。同时提出巡查组需要被巡查项目/人员协助的事项。c)在每次巡查过程的第五个工作日由品质代:..表组织品质管理部全体对本次巡查小组的内容进行评定,最终由品质管理部负责人对内容进行审核。实施阶段项目负责人:与对应巡查组对接各类状况:a)管理类检查内容:公司年度管理目标、本项目年度工作策划及管理设想、满意度、有效投诉、社区文明建设、组织规范、团队建设、品质管理、文件及资料管理、信息管理、服务策划、目标及责任、业委会成立情况及其运作等。检查范围:各管理中心经理及管业部部分业务。检查方式:听取汇报、文件审查和现场取证等形式。b)环境类检查内容:人员素质、内务管理、绿化卫生管理、环境消杀、游泳池及会所、样板房及销售大厅的管理、办公环境、食堂管理。检查范围:各管理中心环境管理状况。检查方式:同上。样本抽取:为了使核查具有较高的公平性、合理性、科学性,针对各管理中心的管理面积不等,对各管理项目的抽查样本数进行固定;具体数据见附件。检查原则:由各检查小组进行具体实施,各被查项目相关负责人协助。对各管理中心巡查后,针对巡查结果开总结会。c)设备类检查内容:内务管理、工具管理、班组沟通、计划方案、合同管理、接管验收标准记录及跟进、返修工作相关记录、仓库管理、固定资产管理、装修管理、设备房、设备资料、设施管理、设备检查。检查范围:各管理中心工程管理状况。检查方式:同上。d)安全类检查内容:内务管理、工具管理、宿舍、班组沟通外来施工人员或供方人员管理、危险品管理、突发事件、安全巡查记录、安全布控、恶性交通事故发生数、CI标识、停车场管理、配套设施、车库管理、非机动车管理、安全提示、火灾发生数、消防通道、监视摄像、红外线及消防、安全机构和制度、安全管理监控、安全提示、可控事故发生、预案与执行等。检查范围:各管理中心安全管理状况。检查方式:同上。评估阶段评估办法:由品质管理部品质代表汇总此次巡查的记录,协同品质管理部相关人员进行总结。体系建立及试运行阶段,对各项目巡查的问题点给予反馈;体系运行阶段,将数据汇总,严格按照巡查标准逐项进行评分,最后计算出总分。且对本次检查相关项目在全公司内予以公布通报、且给出得分名次。对此次巡查的结果协同以前的结果进行对比,进行分析。品质管理部将对本次巡查中的优秀管理经验和方法进行推广。;培训推广方法品质管理部定期组织的评估总结会议中的细化推广;巡查小组成员检查过程中的推广与交流;巡查小组成员在本管理处/部门内部的自行培训;各管理处:..专业部门专人的自查;巡查有效性的保证手段品质管理部阶段性召开巡查小组成员的内部总结研讨会;采用以老带新的方法,由专业能力突出、感知敏感度高及具备相应经验的人与小组内各管理处参与人员结对子的方法,提升检查技巧;体系建立及试运行阶段,品质管理部每次对巡查结果进行内部排名,阶段性对各项目的整改情况进行跟进;体系运行阶段,每月对抽查项目的巡查结果、排名及整改情况进行在全公司范围内通报。9相关文件无10作业记录《项目管理现场检查表》#/#-YW-01-01《环境管理现场检查表》#/#-YW-01-02《安全管理现场检查表》#/#-YW-01-03《设备管理现场检查表》#/#-YW-01-04

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