会务接待流程手册.docx

创艺文化会务接待流程手册
一、会务工作总体思路
(一)任务分解:将会务工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量。
(二)责任到人:每项任务均有专人负责。
(三)周密计划:每项任务均须制订周密的工作计划。
(四)逐项落实:计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
(一)成立会务组
:总体负责。
:负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。
:负责会议的会场、餐饮、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。
(二)明确会议概况
,了解以下基本内容:
(1)会议主题
(2)级别与规模
(3)参会人员(与会人员的姓名、单位、职务)
(4)会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)
(三)下发会议通知、登记来宾名单
:文秘材料小组。
:在落实以上各项工作后,起草邀请函内容应包括:
(1)主题
(2)参与人员
(3)时间安排
(4)地点与联系电话
(5)会务组联系人与联系电话
(6)有关事项
:会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议来宾登记表》制作会议名册。登记内容应包括:
(1)单位
(2)姓名
(3)职务
(4)性别
(5)民族
(6)到达航班与到达时间
登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会务接待明细》。
(五)准备会议材料、用品
:两组分工协作。
:会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:
(1)嘉宾名单(附房间号)
(2)日程安排,各项活动地点及注意事项等
:会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
(1)现场LED欢迎词
(2)企业相关资料文件
(3)花卉、水果及方便食品(可由酒店准备,或自行购置、分发)
(8)药箱(备常用药品)
(六)餐饮安排
:后勤保障小组。
:与酒店紧密协调,尽早落实以下工作:
(1)就餐人数
(2)餐品选定
(3)烟、酒水准备
(4)车辆安排
(七)会场安排
:后勤保障小组。
:与酒店紧密协调、现场核查,或在办公区域准备,尽早落实以下工作:
主会场吉林厅布置
(座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、舞台设计)
(八)游览活动安排
盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。
制定来宾名单,不参与游览的来宾安排返程。
来宾御寒准备,预备好滑雪服装手套等
(九)房间安排
:后勤保障小组。
:在确定了来宾名单之后,即在酒店订房、安排房间,包括:房间内水果、矿泉水、vip鲜花等摆放。
三、会中服务
(一)接机
,安排豪华大巴接送
(二)签到
,应完成以下工作:
(1)将分装好相关的文件袋(如