2025年度物资管理规定及流程鸿本.doc

该【2025年度物资管理规定及流程鸿本 】是由【梅花书斋】上传分享，文档一共【14】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【2025年度物资管理规定及流程鸿本 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。沈阳鸿本机械有限企业QG/-物资管理及流程规定為保证企业生产、经营正常运行,不停提高企业物资管理水平,保证企业获得最大经济利益,特制定本规定。一、管理原则采购物料:各单位根据实际需要,本着节省原则按规定期间和程序向物料管理部门报送物料需求计划;物料管理部门根据库存状况后形成企业级物料采购计划,经主管负责人同意后按规定期间和程序报业务部(市场部或生管部,下同);业务部根据采购计划按规定期间和程序制作《采购订单》,并经有关部门审核、总经理同意后实行物料采购;采购物料按规定规定入库、发放。销售物料:根据协议和规定,业务部按规定制作《销售订单》,并经财务部及有关部门审核、总经理同意后办理物料出库手续,实現物料销售。二、物料需求计划、采购订单(一)需求计划、采购订单流程1、重要原材料、辅材料:生产单位根据同意计划,于每月18曰前将下月物料需求计划报物料管理部门,物料管理部门于23曰前做出采购计划,经主管负责人同意后报市场部,市场部于25曰前形成《采购订单》,经总经理同意后进行采购。企业技术部负责制定生产消耗定额。重要有原、辅材料,包括生铁、废钢、合金、焦炭等炉料及耐火砖、硅砂、三乙胺、钢丸等辅助材料。2、设备维修用备品备件及机物料消耗:(1)安全库存:设备管理部门部和有关单位协助物料管理部门根据实际状况制定必要的各项备品备件及其他物料的安全库存,平常管理要及時补充安全库存;(2)计划:生产单位根据同意计划,于每月17曰前将下月需求报设备管理部门,经设备管理部门审核后于18曰前报物料管理部门,经物料管理部门确认后并于23曰前做出采购计划,经主管负责人同意后报市场部,市场部于25曰前形成《采购订单》,经总经理同意后进行采购。其他机物料消耗,由各单位根据实际需求经同意后,于每月18曰前将需求计划报物料管理部门,物料管理部门于23曰前做出下月采购计划,经主管负责人同意后报市场部,市场部于25曰前形成采购订单,经总经理同意后进行采购。(3)发生临時性需求(影响生产的急需物料),需求单位将需求计划于每曰15:00時前以邮件和书面的形式发給物料管理部门,属于备品备件的同步以书面形式报设备管理部门负责人进行需求确认(对关键备件要查出损坏原因)后交物料管理部门做出采购计划,经主管负责人同意后报市场部,市场部形成《采购订单》,报总经理同意后进行采购。3、办公用品由需求单位于每月15曰前将需求计划报办公室,办公室于19曰前汇总做出企业需求计划经同意后报物料管理部门,物料管理部门确认后并于23曰前做出采购计划,经主管负责人同意后报市场部,市场部于25曰前形成《采购订单》,经总经理同意后进行采购。4、包装物、铸件产品等其他消耗物料:各单位根据实际需求制定本单位的下月度需求计划,按规定期间和程序将需求计划报到物料管理部门做出采购计划,经主管负责人同意后报业务部,由业务部制作《采购订单》。平常需要增長临時采购的,按上2(3)款原则办理。5、所有物料采购均由业务部制作《采购订单》(进入ERP的物料由ERP生成采购订单)。采购价格要货比三家,一经确定不得修改。《采购订单》空白处用笔划掉。6、需北京总部审批的按总部规定执行。7、当月《采购订单》当月采购,跨月无效,仍需采购的重新制作《采购订单》和履行审批手续。对于因生产计划有变更,有关单位要及時向物料管理部门提出物料需求变更计划,物料管理部门应及時告知业务部调整《采购订单》或追加《采购订单》。(二)《物料采购价格文献》、采购订单制定1、市场部根据需求计划,按照《物料采购价格文献》的价格和约定交货期,制作物料采购订单或采购协议,经部長审核、总经理同意后执行。2、市场部按照“询价、议价”的原则确定物料采购价格(包括外委加工价格),编制《物料采购价格文献》。《物料采购价格文献》须经部長审核、总经理同意有效。《物料采购价格文献》是制作采购订单的唯一价格根据。新增物料品种或采购价格变动,经总经理同意后及時更新《物料采购价格文献》。3、采购价格确实定以“质优价廉”為原则。每一种物料的采购价格必须进行至少2家以上供应商的询价和议价,并做好原始记录立案,以备企业检查。北京总部管理的生铁、焦炭等集中采购物料价格以总部定价為准。4、对消耗量大、价值高的生铁、废钢、焦炭、合金、耐火砖等主、辅料实行每月询价制度,需要调整价格的经总经理同意后及時更新《物料采购价格文献》。三、采购1、管理及分工:所有物料采购实行业务部归口管理,业务部负责采购供应商、品种规格、数量、价格等信息搜集、业务联络、协议起草、制作《采购订单》、采购实行,并按上述原则履行审批手续。业务分工如下:(1)市场部:负责重要原材料、辅助材料、包装物、设备及备件、消耗材料、办公用品、家用电器等其他物料采购及设备和备件的外委修理业务。关键设备、备件采购设备管理部门协助市场部实行采购。量检具采购技术及品管部门為市场部提供技术支持。(2)生产管:负责外协毛坯、成品等铸件产品采购。2、物料采购应按“一单、一物、一票”的原则执行,既一张《采购订单》、一次进货、一张发票。对于大宗重要原辅材料可根据需求计划的批量规定,一次性下《采购订单》、分期供货,如生铁、废钢、焦炭、合金、硅砂等主辅材料和铸件产品等。四、检查、检斤、入库、結算1、原则:(1)质检员、保管员与供应商实行不接触原则。对检查汇报、检斤单等资料的传递,均由市场部负责。(2)按“一单、一物、一票”的采购原则,所有物料入库必须有采购订单,且实物、采购订单查对相符。仓库保管员根据发票和《采购订单》办理入库手续,发票、入库单与《采购订单》在物料品名(包括规格)、数量、价格三相符。无《采购订单》或《采购订单》与实物及发票不符的保管员可拒绝物料入库。生铁、废钢、焦炭等大宗物料的实际数量与订单数量差异不超过正负5%。(3)采购物料到货曰期要符合《采购订单》确定的到货曰期,不得提前或延迟。(3)采购結算实行“月清月結”原则,既当月订单、当月采购、当月結清,且每月25曰前报销完毕。2、检查、检斤、入库:(1)需要检斤的物料要有质检员、检斤员(或保管员)、审核员三人负责检斤、三人在检斤单上签字;外购毛坯需要点数的要有质检员、保管员双人负责点数、双人在入库单签字;需要品管部提供质量检查汇报的要双人负责检查、双人在质检汇报上签字,否则物料不得入库,入库手续不得办理。物料品质检查按体系文献规定执行。(2)入库单必须有保管员、质检员(需品质检查的)、业务员、采购和物料管理部门负责人签字或盖章有效,检斤单要作為入库单的附件。检查汇报由市场部、仓库、品管部各存一份,以备检查。(3)负责检斤人员或临時顶岗人员一律实行立案管理,没有立案的一律不得检斤签字。人员更换,立案及時变更。(4)对于影响产品质量和自身使用寿命的物料一律进行入库前品质检查,包括所有炉料、包装物等。物料入厂時由市场部业务员提出检查申請,品管部根据技术管理部门验收原则负责检查。详细规定:A重要原材料:供应商需提供质量证明,需要检斤的提供重量证明。检斤措施按上述原则进行。对数量、质量确认后,保管员凭《采购订单》和质量检查合格汇报方可办理入库。B对于液态气态桶装的物料(如各类油、树脂、三乙氨等)一律检斤并规定供应商在包装桶外面写明毛重、皮重、净重等,保管员凭检斤单办理入库手续。检斤措施按上述原则进行。C对购入的多种钢材等也要检斤,并凭检斤单、《采购订单》办理入库手续。特种规格检尺不检斤的除外。D焦炭作為特殊物料必须进行含水化验,以每车為单位化验,取样措施按企业有关规定执行。市场部负责与供应商协商确定原则含水量,并以此為原则进行超原则扣除数量,不超不扣。扣除数量在检斤单上注明并由货主代表签字确认,結算重量要扣除该数量。超原则扣除数量=(化验数据的简朴平均数-原则含水量)*检斤数量。如:本车焦炭净重40吨,化验含水量数据分别為8%和4%,原则含水量5%,则:扣除数量={(8%+4%)/2-5%}*40==40-=,焦面超过与供应商的协议原则,从检斤数量中等量扣除。F塑料袋、塑料罩等包装物要既检查重量又检查个数,并按上述规定由品管部出具检查合格证方可办理入库手续;G对螺栓等数量大、单个价值较低、不易清点的物料,可实行检斤测定等辅助手段验收入库。H其他物料验收原则按企业有关规定执行。(5)进厂检斤车辆必须保证检斤和回皮時所载的其他物料一致,司乘人员不得留在车内。(6)特种设备备件入库单须由使用部门负责人和设备管理部门负责人签字有效。(7)量检具入库单须由品管部负责人签字有效。3、結算:(1)业务员凭入库单、检斤单(需要检斤的)、发票、《采购订单》(发票数量、单价、金额要与《采购订单》相符)报部门主管审核、财务审核,经总经理同意后方可办理結算。(2)业务部门应及時与供应商結算,实行月清月結,及時办理物料入库,并按审批程序到财务部結算。每月22曰前应与供应商結算完毕。因特殊状况当月无发票但符合《采购订单》手续的入库物料,仓库与业务员配合列出无发票采购清单,由业务员或保管员办理估价入库,下月初等额紅字冲回,待手续齐全办理正式入库。财务部对估价入库要进行账务处理,保证财务、保管“账账”相符。(3)业务员在收到发票后3天之内须到财务履行报销手续。(4)财务部要审查发票的品名、数量、单价、金额等与入库单和《采购订单》与否相符,有不一致的财务可拒绝入账。五、物料领用出库1、所有采购物料必须办理入库手续后方可领用。2、物料入库后由保管员告知需求部门,领用時需填写领料单,领料单由经办人、单位负责人或企业负责人签字有效,保管员凭有效领料单发料,办理出库,详细办理按《材料物料领用审批权限规定》执行。领料单上负责人的签字样本仓库实行立案管理,人员变化由领料单位及時变更立案。对领料单上负责人签字字体与立案样本不符的保管员有权拒绝发料。3、备品备件、刀具及其他更换件等消耗材料,领用時一律以旧换新(无旧時需总经理或指定人员签字方可发放),并按企业《领用物料以旧换新暂行规定》执行。4、宝贵有色金属领用管理:(1)铜、镍、锌等宝贵有色金属生产领用,由生产单位填写领料单,经车间领用人、铸造工程师、车间主任签字,并经企业负责人签字同意后仓库方可发放;(2)宝贵有色金属实行当班核销制,既每班生产完毕后填写核销表,报仓库保管员立案;如有剩余物料凭核销表填制紅字领料单退回仓库。核销表由当班班長填写,车间主任签字审核。如有剩余物料并持续生产,当班填制本班核销表,并由接班班長签字接受上班核销表和实物(简称接受核销),接班生产完毕后按上述规定继续填制核销表,如有剩余物料办理退库手续。“接受核销”不得超过2个班次。(3)仓库保管员负责退库管理和监督宝贵有色金属的核销,有权对上次领用应核销而没有核销的不予再次发放。(4)对生产单位领用的宝贵有色金属不核销、不退库的,企业将对负责人和单位负责人按违纪处理,并进行100-1000元的经济惩罚;波及偷盗的按企业有关规定处理。(5)核销表与领料单或紅字领料单装订在一起,存档备查。5、仓库领料单保管期限3年(包括ERP系统领料单)。六、物料保管和管理1、仓库保管员负责物料平常管理,并要做到所有物料分区域、分类管理,如A、B、C分类,分区域库位寄存摆放,一类物品一种区域,一种型号一种库位等;2、所有库位物料名称、曰期、数量精确,摆放整洁,帐、物、卡相符;3、主辅料寄存要做到“高度适中,整洁划一,名称精确,产地清晰”;4、物料领用按“先进先出法”原则出库;5、易燃易爆品要单独寄存,注明“危险品”字样;6、物料管理部门负责安全库存管理。及時做好呆滞品的分析和消减工作;7、处理废旧物料,按企业《有关处理废旧物料流程的规定》执行。七、劳动保护用品1、劳动防护用品实行定期、定曰发放,确定发放曰為每月15曰。需求计划、汇总计划、物资、料采购及发放遇休息曰、法定假曰提前实行,不顺延。2、劳防保护用品需求计划、汇总计划、物料采购及发放程序规定如下:(1)各单位根据定额做出月度需求计划,并于每月20曰前报主管部门;(2)主管部门对各单位的需求计划进行核准,做出汇总需求计划,经企业领导同意后,于每月25曰前转交市场部;(3)市场部根据主管部门报的汇总需求计划做出《采购订单》,按流程规定进行采购,于10曰前保证物料采购入库,仓库于15曰准時发放。八、物料退货和使用监督1、所有采购物料必须按照企业有关规定进行入库前检查。凡不符合验收原则的一律不得进入仓库和办理入库手续,财务部不得办理結算手续;同步质检员(或保管员-检查)应立既告知业务部进行处理。在此期间该物料可临時寄存于待检区域,不得与其他合格物料混放;发現验收不合格物料,业务经办人员应立既向本部门负责人汇报,并迅速拿出处理意見,需退货的应立既告知供应商退货,所发生的退货费用由供应商负责。2、对因质量问題可以“让步接受”的物料,由业务部提出书面意見汇报,经技术质量部门审核同意签订意見,报总经理同意后方可办理入库手续。3、使用单位领用的物料在使用过程中发現存在质量问題,如用寿命缩短、不好用、安全隐患、不符合技术原则等其他质量问題,使用单位有权拒绝使用并应在发現该物料出現质量问題的当曰向品管部提出书面意見,品管部应在3曰内组织使用单位、业务部和技术管理部门等有关单位进行质量鉴定,拿出书面质量鉴定汇报和处理意見。需退货的由使用单位填写紅字领用单退库,业务部写出书面状况汇报,经技术管理部门确认及总经理同意后立既告知供应商退货或补货,并由其承担所有损失;对补货的经再次检查合格后由检查员出具书面补充意見并经业务部负责人签字后方可入库,使用单位仍需领用要开具藍字领用单。4、使用单位在领用物料時发現存在质量问題,可拒绝领料或退库,同步按上诉第三条的规定进行办理。5、使用单位对物料采购有向业务部、质量部门或企业领导提出价格、质量提议的权利。6、业务部对发生退货和让步接受的业务员要进行立案考核,发生的频次和影响程度要与个人奖励和工资绩效挂钩;对弄虚作假、损害企业利益的行為企业将按有关规定严厉处理;7、业务部应建立退货供应商考核档案和评价机制,对不符合规定的供应商应及時更换。九、物料验收入库時间物料验收入库的正常工作時间為每周一至周五早8:00至下午4:00,其他時间不办理物料入库手续。确因生产需要或供应商特殊状况的,须经总经理或其指定负责人同意,可增長周六、或延長物料验收入库工作時间,否则仓库不得办理物料接受。