中国南玻集团股份有限公司合同管理办法.doc

中国南玻集团股份有限公司
合同管理办法
本办法释义:
集团——指中国南玻集团股份有限公司及所属全资和控股公司构成的企业集团
集团总部——指中国南玻集团股份有限公司
公司——指中国南玻集团股份有限公司及其所属全资和控股公司中的任一个体
第一章总则
第一条为加强集团的合同管理,适应集团发展的需要,使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化,保障集团在经营活动中的合法权益,规避和防范法律风险,根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规,制定本办法。
第二条订立合同,必须遵守国家的法律、法规,符合国家政策规定,任何公司和个人不得利用合同进行违法活动,不得损害公司利益。
第三条参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工,均负有保守合同秘密的义务。
第四条本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议(含会议纪要、备忘录)及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文件。
第五条本办法适用于集团总部以及所属全资和控股公司,非控股的参股公司可以参照执行。劳动合同的管理按国家及深圳市相关法律法规办理。
第六条任何公司和个人一律不得以公司的名义对外签订担保协议或为担保行为。
第二章合同管理机构及其职责
第七条集团法律事务部为合同管理机构,全面负责集团的合同管理工作。各公司须根据需要设专职或兼职合同管理人员,其中年营业额在人民币5000万元以上的公司,必须设专职合同管理人员,经过集团法律事务部培训后方能上岗。合同管理人员为公司从事合同管理工作的专门人员,接受集团法律事务部的业务指导和监督检查。
第八条合同管理机构的主要职责
(一)制定、修改合同管理制度;
(二)参与重大合同的谈判、起草,并提供法律意见,为决策提供法律依据;
(三)参与重***律文件的起草、修改;
(四)监督、检查合同的签订、履行情况,并及时向公司领导报告;
(五)负责合同的审查和合同档案的管理;
(六)监督指导公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理台帐;
(七)参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼;
(八)负责组织法律方面业务培训;
(九)其他相关的法律事务。
第九条公司合同管理人员任职须报集团总部备案,并应具备以下任职资格:
(一)忠于职守,诚信勤勉,坚持原则,廉洁奉公,具有强烈的事业心和责任感;
(二)具有一定的法律专业知识;
(三)具有一定的法律工作经验或合同管理经验;
(四)具有较强的文字和语言表达能力。
第十条公司合同管理人员的主要职责:
(一)指导、协助、监督合同承办人依法签订或变更合同,参加本单位重大合同的谈判、起草与签订,按本办法规定须报审、备案的,负责向集团总部上报、备案;
(二)对集团法律事务部所提出的问题,在规定期限内书面答复,所做出的答复必须客观、真实;
(三)审查合同,保证合同的完整性与合法性;
(四)检查合同履行的情况,协助合同承办人解决合同履行中出现的问题;
(五)对合同履行中出现的重大问题,必须及时向公司总经理或分管副总经理及集团法律事务部报告;
(六)参与处理本公司合同纠纷;
(七)建立合同台帐,保证合同台帐的完整、真实、准确,并于每一季度结束后5天内上报集团法律事务部;
(八)负责收集有关法律、法规及示范合同文本等信息。
第十一条公司所签订的每一份合同须由总经理或副总经理或业务机构确定一名主要承办人。承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责,期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商,并以承办人为主进行解决。
第十二条合同承办人员的职责:
(一)寻找、确定合同相对方,进行初步接洽;
(二)参与合同洽商及合同条款的拟订或修改;
(三)提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释;
(四)跟踪、检查所经办合同的履行情况,对已经由集团法律事务部审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由;
(五)及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题,并同时提出解决问题的意见和建议,必要时可直接向公司领导汇报;
(六)参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼;
(七)保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件,及时交送合同管理人员存档。
第三章合同谈判
第十三条合同谈判应坚持“货比三家”、“优质优价”的原则,寻找对公司最有利的合作对象。我方为买方或发包方的合同,标的额超过人民币30万元的项目,须通过公开招标的方式确定合同对方当事人。
第十四条谈判前,承办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求,明确谈判目标。
第十五条合同的谈判应由承办人组织实施,无特殊情况下,合同管理人员须参加谈判。
第十六条法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响