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分发号:
秦皇岛秦冶重工有限公司
接待管理办法
规章编号:QY-03/BG-03
版本编号: A/0
发布日期:.
生效日期:.
受控状态: 受控
拟制
审核
批准
张晓宇
秦皇岛秦冶重工有限公司
接待管理办法
第一条目的
为了规范公司接待工作,全面体现公司形象、品牌文化和管理水平,进一步扩大公司的市场影响和社会影响,对公司的接待进行统一管理、统筹安排。结合公司实际,制订本接待管理办法。
第二条适用范围
本办法适用于公司各部室及子公司。
第三条“接待”释义
本办法所称的“接待”是指公司外部组织机构人员来公司考察、调研、参观、座谈、交流、检查产品生产进度或公司举办的大型活动等,所涉及到的来宾的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等相关事宜。
第四条接待原则
身份对等或偏高接待原则。接待来宾时,要考虑来宾身份、来访的性质以及双方关系等因素,安排身份相当或偏高的领导和相关部门接待。
第五条接待管理
办公室负责公司接待整体管理工作。下设的接待科专职负责具体接待工作,其他部门不再设接待职务和相关的职能。
第六条接待费用
接待费用由办公室统一管理,财务部将发生的接待费用统计到相关部门的部门费用里。
第七条接待职责
(一)办公室接待科主要职责
1、制订《接待工作安排表》和《接待安排手册》;
2、负责安排客人的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等具体事宜;
3、负责重要客人的采访工作;
4、负责来宾的合影以及宣传报导工作;
5、协调接待服务过程中的其它工作。
(二)提出接待申请部门主要职责
来宾需要接待时,提前向办公室沟通、确定接待具体事宜,就来宾的接送、会务、住宿、用餐、乘车、票务、纪念品、礼品、游览等相关事项提出接待建议,与办公室接待科共同做好接待相关工作。
(三)后勤保卫部主要职责
1、除冬季外,其他季节接待重要客人时,提前10分钟负责打开文化墙喷水景观;
2、负责公司门口主干道、厂区及办公楼卫生;
3、安排安保人员提前打开客人进出的大门,站在指定位置迎送客人;
4、在公司内引导车辆到达指定停车地点,记录司机联系方式。
第八条接待流程
(一)接待来宾按《秦冶重工公司接待流程图》(附件一)办理;
(二)确认来宾职级、人数、来公司的目的、要求和到达及停留时间等信息,向办公室提出接待申请,填写《来宾接待申请表》(附件二);
(三)办公室接待科根据《来宾接待申请表》,制订《接待工作安排表》(附件三),经办公室主任审核,总经理助理(重要接待工作经总经理、董事长批示)批示后,把《接待工作安排表》送达参与接待的领导和部门。
第九条接待活动重要程度分类
(一)重大接待活动
1、国家、省、市、区主要领导(副市级以上)来公司考察工作;
2、公司战略合作伙伴重要领导或公司用户单位重要领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等;
3、在同行业中占据重要位置地位的企业重要领导人到公司考察、交流。
(二)较重大接待活动
1、国家、省、市、区一般领导(副处级以上副市级以下)来公司考察工作;
2、公司战略合作伙伴部门级领导或公司重要用户单位部门领导来公司考察企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等;