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高级秘书应具备的素质
享受高薪、上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的青睐。随着各类中外秘书证书蜂拥而至,很多初级秘书会认为考证是攀登高峰的唯一捷径。然而,经验告诉我们,理论知识固然重要,实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝。要成为一位“全能型”的高级秘书,你需要具备以下的素质:
1、高效的工作能力。
能将琐碎繁忙的工作变得井然有序,能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。
2、善于人际沟通。
秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍,甚至影响到了团队关系和公司的动作,秘书应该用沟能的艺术,化解上下级之间的尴尬和猜疑。
3、有外交家的平衡术。
跻身于公司各种势力格局中,善于灵巧应对,能把握各种利害关系,找到一个最佳平衡点。
4、能担当重要责任。
高级秘书负责各领导层的沟通和联络,甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外,作为领导最亲近的人,非常容易暴露缺点和犯错。因此,谨言慎行、张弛有度,深入了解领导的喜好是有用的护身符。
5、有良好的社交能力。
熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”,并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。
此外,服务于不同的行业,对高级秘书的要求也会有所差异,如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书,而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力,最好还能具备企业管理知识、财务知识等。作为一个重实践的工作,需要长期经验的累积,因此一般年龄在30-40岁左右的女性是最合适的
现代秘书怎样避免被炒鱿鱼—浅析新形势下秘书应具备的几点素质和能力(发表于秘书论坛)
前几天,有幸与县级几位“当家的”共进晚餐。席间,一位“当家的”很无奈地说他最头痛的事是自己找不到一位合适的秘书,工作受到了很大的影响。这一提使在座的其中几位“当家的”也颇有同感地跟着谈论起来,尽管看法不一,但对秘书的工作满意度确实不是很高,看来要达到“当家的”要求秘书还有待加倍的努力。
随着时代的发展及新形势的要求,办公室工作特别是秘书工作随之也成为党政工作的重要服务窗口,作为与上级沟通、与干部群众联系的桥梁和纽带,办公室秘书一职的工作职责也从打字员、速记员向更宽更广的深度发展,已承担起了
“参谋、助手、协调、服务、把关、督办”六大职能,这就对执行者——秘书的组织能力、交流能力、信息搜索能力、处理突发问题能力甚至管理能力提出了更高的要求。笔者作为秘书之一,听几位“当家的”谈话后随时都有一种被炒鱿鱼的危机感,欲行文与秘书朋友一起探讨和研究“对策”。经与朋友交换意见, “对策”就是苦练基本功,使自己能具备以下几点素质和能力较为安全。
首先秘书必须具有坚定的政治理念和政治立场。这就要求我们认真学****马列主义、***思想、***理论和“三个代表”重要思想,了解国家重大政策方针、及时收集和消化党和国家最新政策导向、时事政治等信息。只有具备坚定的政治理念和政治立场并切实把握好国家全民经济发展和社会进步的指导思想,发展方针、基本路线和相关法律法规,才能保证办公室与党政在思想上、行动上保持高度一致,促进“参谋、助手、协调、服务、把关、督办”六大职能的有效发挥。
其次,必须提高调研能力和信息的搜索、收集能力并做好“过滤”工作。甚至说秘书比领导更应了解本职部门工作,熟悉本系统,本部门的工作职能,这是干好秘书的工作基础。否则不论文采如何,写出的材料也是华而不实,不扣主题。只有在认真调研、搜索、收集信息和熟悉本部门,本系统工作职能的同时,必须当好信息的
“过滤”器,杜绝毫无价值的信息一股脑儿地往领导桌子上送,避免浪费领导宝贵的时间。只有这样才能更好地把好关、顾全大局和统揽全局,才能为领导管好家提供有效帮助。
三是面对办公室纷乱繁杂的工作必须做到“三勤”。即一是“腿勤”,不怕多跑路,多流汗,舍得花力气,任劳任怨,把工作做实做细;二是“脑勤”,勤学善思,注重研究问题,解决工作中的难点问题,为领导多出点子,多献计策;三是“嘴勤”,多向领导汇报,多向优者请教,多向有关部门通报情况和协调沟通。
四是必须保守秘密。秘书是掌握大秘密的小角色,“秘书”从“秘密”演化而来,因此,对这项职业来说,行事谨慎是关键。秘书是很多信息的重要保管员,也是与领导最接近的人,这使秘书的忠诚度面临着考验。
五是必须具备深厚的文字功底和口语表达能力。办公室秘书是起草部门、系统计划、规划、制度方案、政策的执笔者,也是与领导干部及人民群众沟通、交流最多的工作人员,掌握着写作的第一手材料和汇报、宣传、解释的重要情况和信息,这就要求秘书必须具备深厚的文字功底和语言表达能力。
六是必须做到言行举止规范。每一位优秀领导身后都有一位出色的秘书。秘书是