竣工文件编制及整理办法.doc

竣工文件编制及整理办法
目录
第一章建设项目档案形成、积累与控制
第二章竣工图的编制
第三章建设项目档案材料的整理
第一节建设项目档案整理工作的基本要求及整理步骤
第二节公路建设项目文件的组卷
第三节项目档案编目的方法
第四节案卷的装订
第五节建设项目档案的移交与整理
第四章建设项目档案的验收
附件(一)~(十一)
另册:《公路工程试验、检测汇总及统计表格》
另册:《各种公路工程数量汇总表格》
第一章建设项目档案形成、积累与控制
一个项目的建设时间跨度往往较大,参与的单位较多,如有主管部门、建设单位、施工单位、质量监督部门、监理单位等,在参与项目建设过程中,分别形成各自职责范围内的材料,即一个建设项目的档案是由参建各方历史记录共同构成的。项目档案是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。如果不对项目档案材料实行统筹规划、统一协调,明确项目建设参与各方的责任,将对项目建设档案的完整性造成影响,不仅影响竣工验收的顺利进行,也对日后的安全运行维护不利。故项目建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等要按照国家对项目档案工作的有关要求作为项目建设的重要组成部分,列入建设计划,使之与项目建设同步进行。
以下介绍参与项目建设的主要单位在项目建设过程中的档案形成与积累工作:
(一)建设单位的职责
1、建设单位应担负起对整个建设项目档案工作进行统筹、规划、组织、协调、监督、指导的职责。工程建设质量体系中档案工作是一个重要组成部分。
一般情况下,建设单位是建设项目的最终使用者和管理者,也是建设项目档案最主要的利用者,项目档案的完整、准确与否,对建设单位的影响最大,因此建设单位应对整个项目的建设进行统筹、规划、组织、协调一样担负起对建设项目档案工作进行统筹、规划、组织、协调、监督、指导的职责。
2、建设单位的档案材料的形成与积累工作:
建设项目的周期长,程序复杂,参与单位多,形成的文件材料不仅数量多,而且来源也多,建设单位应采取积极措施,做好文件材料的形成与积累工作。
(1)建立项目档案工作的管理网络,明确有关职责
从项目申请立项起,就开始形成相关的文件材料。项目建议书被批准后,项目进入实质性阶段,形成的文件材料更多。为做好整个建设项目档案工作的统筹、规划、协调、管理工作,建设单位应确定专门的工作机构或专人(专职或专责)负责项目档案资料工作。此外,随着项目开展档案工作也随之开展。有多个单位的,还应建立联系人。
①收集保管
②制定归档制度
③参建单位档案收集、协调工作
(2)纳入计划,界入管理
①各有关部门指定积累资料责任人;
②归档范围的确定。
③用经济手段保证文件准确、完整、系统。
(3)按类积累,打好基础
(二)设计单位档案材料的形成与积累工作:
在全部设计图纸设计完毕,到项目竣工前,还会形成设计变更文件,设计部门应规范变更文件的编制和传送。修改通知单不能一文修改多专业,积累时要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计、变更设计全部完成后,设计单位需向建设单位移交一份由项目设计技术负责人签署的设计修改变更材料目录,详列该项目全部的设计变更文件、图纸勘误表和技术文件材料目录。需要强调的是,每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名;变更通知单要有题名、被修改图号、变更通知单的编号,变更人、审核人要签名,变更通知单不允许跨专业。口头变更的要及时形成文字通知,为了急于施工先发传真的,事后要补发原件。
(三)施工单位档案材料的形成与积累工作
施工阶段是项目文件材料形成、积累的关键阶段,施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和工程质量的主要依据,其数量在整个项目档案中占了相当大的比重,是项目档案的主要组成部分。其形成有三个部分:一是以公文形式的文件,要注意统一文号;二是施工记录,必须真实、准确、耐久、规范;另外就是竣工图,必须线条清晰,修改到位。施工单位围绕工程建设,也会形成文件材料,如请示监理及业主问题等。在发文上也要规范,要有统一的格式、统一的文号。可以是质量方面的、技术方面的、支付方面的等。
施工文件中记载的数据和记录是评定项目质量和进行项目改、扩建的重望依据,必须真实、准确、签署手续完备,字迹耐久。施工单位文件材料的积累方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求,施工管理性文件可按问题积累,施工记录一般按分项、分部、单位工程积累。
施工单位在签订承、发包合同后,应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络,按照国家规定需向建设单位移交的施工文件的范围做好积累工作。
积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求,施工管理性文件可按问题积累,施工记录一般按分项、分部、单位工程积累。如果是一