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归档文件整理规则解读及实务
阳荣初
2016年12月
一、归档文件整理规则(DA/T 22—2015)代替《归档文件整理规则》( DA/T 22-2000 )后的主要变化
1、《归档文件整理规则》( DA/T 22-2000 ),国家档案局 2000年12月6日首次发布,2001年起正式实施。
《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015),国家档案局2015年10月25日发布,2016年6月1日起正式实施。总体编排和结构按GB/T -2009进行修改。
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2、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求。将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料。
纸质文件整理流程
组件
修整
装订
分类
排列
编号
编页
编目
装盒
排架
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电子文件整理流程
组件
格式转换
元数据
收集
分类
排列
编号
编目
归档数
据包组织
存储
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3、调整归档文件分类方法
立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。这基本保持了原来的要求。每次分类方案的调整情况,应在全宗指南中说明。
归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类,并且提出了“年度—保管期限”分类法的应用。改变了原来的“保管期限—年度—机构”分类法,有利于机关档案和日常管理和利用。
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分类就是将全宗内归档文件按其来源(一般对应于单位全宗内的机构)、时间(一般对应于文件形成年度)、内容(一般应用于问题或保管期限)和形式(一般应用于照片等特殊载体)等方面的特征,分为若干类别,并将各类别按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类,不但能有效揭示归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
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4、增加归档文件档号结构和编制要求
这是为落实深化检索理念的一项重要措施。给归档文件确定唯一、合理的档号,既便于档案的接收、利用、统计和检索,又能够在纸质文件、电子文件、照片、录音、录像之间建立联系,为今后进行全方位、多途径、高效率的档案资源管理和开发奠定基础。
增加的档号内容有三个方面:
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
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档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“?”隔开。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。
档号按照以下要求编制:
a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T 13-1994编制。
b)档案门类代码?年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。
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c)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。
e)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。
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5、将室编件号、馆编件号统一为件号
原《规则》同时设置了室编件号和馆编件号,但其不合理性随着实践的深入日益凸显。一是件号作为档号的组成部分,保证其唯一性、稳定性是至关重要的,分设室编件号和馆编件号显然与此要求相悖;二是馆编件号要求在进馆时编制,无法在日常工作中完成,这与文书、业务部门整理归档制度不符;三是在文件整理比较规范的情况下,编制馆编件号往往成为重复性劳动;四是同一档案存在两个不同件号,易引起认知和管理混乱。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一,统一为件号。
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