企业资金管理制度(三稿).doc

资金管理制度
为加强资金管理,规范结算行为,根据国家相关条例,结合集团实际情况,制定以下制度。
一、使用现金范围
报销人需提前三天至出纳处填写《核销支付表》,出纳进行汇总报至董事长处,经批准后方可进行支付。杜绝财务保险柜内存放大量现金;
出纳员支付个人款项,需支付现金的,必须报经董事长批准。
二、库存现金及银行存款
1、日常零星开支所需库存现金限额为2000元,超额部分必须及时存入银行。
2、公司现金必须存放在财务部的保险柜内。
3、所有经董事长批准核销的费用,除个别情况外,一律以银行转账方式进行支付。
4、工资以银行转账方式每月发放到员工的工资卡上。
三、费用申请
所有费用的报销必须先申请后发生,即所有报销单据日期均大于申请日期,杜绝“补申请”的情况发生:
公司费用申请管理的基本任务:
(一)确定公司的经营目标并组织实施;
(二)明确公司内部各部门申请管理的职责和权限;
(三)对公司经营活动进行控制、监督和分析。
申请管理的基本原则:
(一)量入为出,综合平衡;
(二)效益优先,确保重点;
(三)全面申请,过程控制;
(四)权责明确,分级实施;
(五)规范运作,防范风险。
各部门之间的申请管理权限,必须划分清楚,做到权责明确。所有行政费用,例办公文具费、汽车费、水电费、房屋租赁费等全部由行政负责人进行统一申请,由当事人进行核销,核销时必须有行政负责人审签,财务人员才会进行审核;如当月核销金额超出当月申请,财务人员有权不予签字;销售费用由销售部门进行申请。
费用申请是企业管控的重要工具和手段,若只是由财务部门进行完成和实施,显然不利于处理好各部门之间的利益关系,降低申请的权威性,使各部门在实施中出现偏差,所以请各部门严格根据本部门自身的情况,合理、合法的进行申请。
签字流程:核销人部门负责人财务会签总办主任审批董事长审批出纳出纳
四、费用核销
任何资金支付都必须有完整的审批手续。所有核销必须有相关申请,如无申请将无法进行核销;
生产物资采购的支付:凭采购申请单、入库单、购物发票经仓库管理员确认入库签字,财务部审核,总办主任、董事长签字后予以支付。
公司员工(借款人)因工作需要借用现金,先申请,由部门负责人、总办主任、董事长认可后,凭申请到财务处填写“借款单”,经借款人的直属领导签字,会计审核,董事长批准。超过还款期限即转“应收款”,在借款人的当月工资中扣除;如借款人当月工资不足以扣还借款的,则在下月工资中继续扣除,依次类推,直至扣还全部借款时止。(或如借款人当月工资不足以扣还借款的,则依次从直属领导工资中扣还借款,然后再从下月起从借款人的工资扣还给直属领导)。
日常零星支付:凭费用报销单及公司认可的有效报销或领款凭证,和相关申请,由经手人签字,分管领导审批,财务部审核,董事长批准后支付。
差旅费支付:由经手人签字凭出差申请及相关公司认可的报销凭据,分管领导审批,财务部审核,董事长批准后支付。
客户试吃招待费为月结。经办人至总办填写试吃申请,明确标注金额、参与人员,经办人在相关单据上签字。财务部月结审核时,若出现费用高于申请金额或与申请不符情况时,多余费用由经办人自行承担,或由当月工资中予以扣除。
汽车相关费用核销,由经手人签字,凭报销凭申请、行车里程表,由经手人签字,行政总监及总办主任审批
相关要求:
所有核销单据必须附有申请单,当月申请当月核销,不得透上接下(即11月核销附10月申请或12月申请,);
所有核销必须有相关责任及领导签字后方可给到财务进行审核,报销,如未见分管领导签字,财务人员有权不予签字,因此造成拖单,本月不能核销的情况,由核销人自行承担;
所有核销单据及附件必须真实、完整、准确。所有核销票据上必须有对方地址、电话、联系人等相关资料,如有差异,财务人员有权不予签字;
所有核销财务人员未付款(转账)情况下,所有票据由核销人自行保管,如因此造成丢单不能核销的情况,所有费用由核销人自行承担;
签字流程:核销人部门负责人财务会签总办主任审批董事长审批出纳出纳
五、财务部职责
核销人有权对财务人员的行为进行监督,若因财务人员“吃、拿、卡、要”等行为造成的无法核销的费用,可向领导进行举报。将依照公司相关规定对其进行加倍处罚。
分工监督:出纳负责登记现金日记帐和银行存款日记帐,会计负责登记总帐,相互监督、相互牵制。出纳员应当建立健全现金账簿,逐笔记载现金收付,每日核对账款是否相符,每月核对账账、账实是否相符,做到日清月结。
会计应定期或不定期对出纳员的库存现金进行清查、盘点,如有长短款,应查明原因及时上报,并做处理。
不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金(即白条抵库)。
不准谎报用途套取现金。
不准将单位收入的现金以个人名义存入。