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呼叫中心团队建设普遍存在的困难与解决方法探讨
呼叫中心兼具了“技术密集型”与“劳动力密集型”的两大特点,前者由企业投入资金以及通过引进专业的系统服务提供商得到实现与体现;后者表现出来的是大规模的座席数量、各层次素质的座席构成、较高强度的座席工作压力等等特征。由此可见,人的因素在呼叫中心的组织管理中影响很大,因此,做好呼叫中心的团队建设工作,意义重要。
然而,正是基于上面的这些以人为主要因素的特征,也为呼叫中心的团队建设工作带来了一系列问题,解决好这些问题,将有助于呼叫中心的平稳、高效、高质量的运营。本文总结一些常见的困难,并与大家探讨解决之道。
1、“闻名不见面”------增加工作中的团队沟通机会
大多数呼叫中心都需要安排座席代表轮值,由此也导致大家平时在一起工作的机会较少,很长一段时间才能同时当值或者见到彼此,甚至在一些大型的呼叫中心,彼此之间只知道对方的工号却并不认识的事情也时有发生。
“闻名不见面”是呼叫中心普通存在的现象,导致很多座席代表彼此间是陌生的。解决的办法主要是在排班管理上。管理者可以尽可能有意识地打破班组的限制,定期混排,使得座席代表们有机会同上一个班次。当然,这也为排班带来了一定的难度,因为这样需要考虑的因素更多,比如“座席的技能”、“座席的语种”、“对接通率的影响”等。
尽管这增加了排班的难度,但可以让座席代表在每天的工作中与更多的同事接触互动,在工作中结识更多的同事也是一种乐趣。增加沟通的机会,减少陌生感,对于团队建设能够起到积极的促进作用。
2、“在一起的陌生人”------增加工作之外的团队沟通机会
与一般的办公室文化不同,呼叫中心的纪律通常是非常严格的,要求座席代表时刻集中精力于每一次服务上,不可以在工作现场交头结耳,不能随意走动等。所以,虽然排班上做了混排,但也只是增加了大家一起工作的机会,有限的交流也只是工作上的事务沟通。所以,作为呼叫中心的管理者或者团队组织者,千万不要忽视了这一点,积极地创造一些工作之外的员工沟通机会。
创造轻松的沟通氛围与机会,团队建设者可以借鉴下面的一些方法:
方法一:组织灵活的班前、班后会
改变班前、班后会只做业务通知、强调工作重点的单一形式,适当增加如“新员工自我介绍”、“服务心得分享”、“励志小故事”等内容。
“服务心得分享”一般可以带来很好的效果。请服务质量评比优秀或得到用户表扬的座席代表向其它同事讲述工作中的心得,因为这样即可以让分享的座席代表感到自豪,也可以感染与带动其他座席代表。通过这种方法,来建设一个积极向上的呼叫中心服务团队。
很多管理者并不知道,在座席代表每天的工作中,由于面对各种各样的用户,受理各种不同的问题,实际这个过程中时刻都发生着很多有趣的、感人的事情,将这些事情挖掘出来,不但能够感动自己、激励大家,对于团队建设会起到很好的促进作用。
方法二:定期组织员工“茶话会”
在每个月的排班表中,轮流安排不同团队、不同技能、不同岗位的同事参加“茶话会”。简单准备一些水果、糖果、小食品,让来自不同部门、不同岗位、不同级别的呼叫中心同事坐在一起,轻松地谈论一些员工关心的话题,比如排班、绩效、团队活动,也可以邀请呼叫中心高层与员工一起展望一下未来的发展规划。这个简单的茶话会,实际上更是呼叫中心的一种交叉沟通,能够听到来自不同层面的声音,其作用于员工身