控制和防范采购过程的风险.docx

如何控制和防范采购过程的风险
采购风险通常是指采购过程中可能出现的一些意外情况。采购过程包括采购计划、采购预算、供应商选择、采购价格管理、合同签订与执行、物资验收、付款结算、成本核算等诸多环节,各个环节由于受各种因素的影响,存在不同的采购风险。
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1)增支风险
  由于在采购过程中各种增加支出因素的存在,使完成一项采购活动所需的最终采购支出比预期的采购支出有所增加,所以采购面临增加支出的风险,主要原因有:
  a)采购计划不合理:编制的采购计划部合理,使采购过程中缺乏合理的依据,还可能致使企业为了满足临时性的生产需要而进行紧急采购,进而导致采购支出增加。
  b)预算编制不合理:采购预算编制不合理,导致采购实际成本超过预期的采购支出,使采购面临着增支风险或采购过程资金短缺的风险。
  c)采购预算执行:采购人员未按预算管理制度、流程准确执行,使得采购预算形同虚设,相关表单工具也未得到正确使用,导致采购面临着增支风险。
  d)采购价格上涨:由于市场形式发生突变,或者对于原材料的上涨又缺乏预期,使企业采购成本突然增加,从而使企业面临采购增支风险。
  e)采购数量增加物资管理不当使仓库物资发生变质或者损坏,或生产需求增加等原因,导致企业需紧急增加采购物资的数量,从而产生采购增支的风险。
2)延迟交货风险
  延迟交货时指供应商没有严格按照合同所规定的时间完成交货任务,而是在合同规定的交货期后一段时间才履行交货义务。
 a)供应商管理水平:由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误,使交货日期迟于采购合同所要求的交货期。
 b)原材料控制不当:供应商在签订合同之前,忘记预估、错误估算或不估算原材料的状况,如果原材料不能及时到位,就存在采购物资部能及时交付的风险。
 c)供应商技术水平:供应商接单之前未对技术水平进行正确评估,在订单生产时,才发现材料、模具、设备不能满足生产满足生产的需求,造成问题无法解决而影响交货期。
 d)物资运输:供应商对物资运输时间估算错误,或物资在运输过程中出现突发事件等,都可能存在延期交货风险。
 e)不可抗力:由于发生了供应商无法预见、无法预防、无法避免和无法控制的事件,以致不能履行或不能如期履行合同,造成延迟交货风险。

  质量不符是指供应商提供的物资质量不符合采购企业质量的标准或采购合同的要求,物资质量不符存在的风险取决于供应商,同时也取决于企业内部程度。
  a)供货质量:由于供应商提供的物资质量不符合要求,导致加工产品未达到质量标准,给企业在经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。
  b)验收人员:物资验收人员对物资的质量验收工作不重视,或技术不强,对质量检验工作和基本理论知识理解不到位等情况,都有能造成物资质量低下。
  c)验收工具:采购物资检验仪器的操作方法不当或检测设备失效,引起物资质量误判,造成质量部符合企业要求的风险。
  d)验收方法:未按规定的检验流程和操作规程进行物资检测,使物资检验不及时、不准确,导致不合格品混入仓库,造成物资质量部不符合标准的风险。
  e)验收标识:对不合格的物资未进行标识,若物资标识于实际不符,导致不合格品混入仓库,则会造成物资质量部符合标准的风险。