办公用品管理制度.doc

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办公用品管理制度
2015年-4月-版本(1)
目录
第一章总则 3
第二章办公用品管理范围 3
第三章办公用品采购 3
第四章办公用品入库 4
第五章办公用品领用 5
第六章办公用品借用与归还 5
第七章办公用品日常管理 5
第八章办公用品管理流程与工作标准 7
(一)办公用品管理工作流程图 7
(二)办公用品管理流程与工作标准 8
第九章附则 9
附件一:办公用品借用/归还登记表 10
附件二:办公用品采购计划单 11
附件三:办公用品入库登记表 12
附件四:办公用品领用登记表(易耗品)(非易耗品) 13
第一章总则
为了确保公司办公用品的正常使用,规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费,从而使综合部工作系统化,管理制度化,提高工作效率,特制定本制度。
第二章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能,办公用品包括以下两大类:
非易耗品:
办公家具,如:各类办公桌、空调、微波炉、电饭煲、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
办公设备,如:电话、电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪、数码照相机、U盘等。
易耗品:
文具类办公用品,如:铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、记号笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。
生活类办公用品,如:饮用水、卫生纸、洗手液、洗洁精、纸杯、垃圾袋、垃圾桶、抹布、洁厕剂等。
第三章办公用品采购
申请范围:
(1)办公用品申请以部门为单位,各部门每月5日提交本月的采购申请计划到综合部,便于综合部根据申请计划统一安排采购,逾期不报视为无需求,届时综合部文员有权拒发;
(2)部门采购申请内容主要为非易耗品。
审核及审批:
由申请部门申请人填写《办公用品采购计划单》报部门主管/经理审核,办公室主任复核签字后方可购买。
采购安排:
(1) 各部门所需办公用品,需经综合部统一购买,无特殊情况其它部门不得擅自购买。办公用品购买原则上实行两人以上共同负责制。
(2)采购分为定期采购和临时应急采购。综合部根据批示意见,在规定时间内完成采购。
(3)综合部根据公司需求和市场情况,依据质量好价格优的原则选择固定办公用品合作商,采取送货上门的合作方式。部门特殊物品或专业物品采购,由综合部派专人负责采购或使用部门派专业人员自行采购。
第四章办公用品入库
入库登记
办公用品采购到位后,由综合部文员核对、入库。综合部文员办理入库后,建立办公用品采购台账,对年度办公用品采购情况进行整体统计。
第五章办公用品领用
非消耗品于每月初由综合部一次性发放各部门上月申请采购的物品。易耗品于每周三下午统一领用,并填写办公用品领用表,除特殊情况,其他时间不发放或领用办公用品。
非消耗品的领用、管理实行部门负责制。非消耗品由部门负责人指定专人或使用人领取,部门负责人需签字确认。
新员工入职后,综合部统一为其配备办公用品,非消耗品由本人签字领取,部门负责人签字确认。
第六章办公用品借用与归还
办公用品/设备的借用
凡个人因工作需要借用公司办公器材、软件、U盘等,需要填写《办公用品借用单》,并由部门经理签字确认。
办公用品的归还:
(1)借用办公用品超时未还的,综合部有责任督促归还。
(2)借用办公用品发生损坏或者遗失的,视具体情况照价或折价赔偿。
(3)员工工作变动或者离职,应及时到综合部办理领取物品的归还手续。
第七章办公用品日常管理
易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。。
非易耗品的管理,主要是指办公用品/设备的报修:
非易耗品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等,报修到综合部详细描述故障现象,综合部文员统筹安排及时通知维修人员排查并解决问题。
(2)各部门非易耗品办公用品的保养,主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况。公共设施或设备,由综合部统一管理。
(3)其他办公设备(办公桌、沙发)等出现故障,各部门应及时与综合部联系,由综合部负责协调厂家维修解决。在保修期内不能维修解决的,凭购买发票、保修单退、换给厂家。
办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放。
各类办公用品应爱惜使用、节约能源,打印或复印资料时,如非正式或非对外文件可使用背面打印;回形针、大头针不得随意丢弃。
礼品的购买、管理与赠送(或发放)类同易耗品,由综合部统一办理。
第八章办公用品管理