公文写作常见错误例析
核心提示发文字号简称文号,又称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志,正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号,为管理和统计公文提供依据。
一、发文字号编写不当
发文字号简称文号,又称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志,正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号,为管理和统计公文提供依据。20**年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(GB/T97041999(以下简称新国标)规定发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识;年份标全称,用六角括号[]括入;序号不编虚位(即l不编为001),不加第字。在实践中人们不严格按照规定编写,常出现以下错误
1、机关代字混淆。
机关代字是发文机关全称的简缩语,就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字,也只有一个代字。如国务院制发公文,其代字为国发,四川省人事厅发文,其发文字号为川人。但若简缩不当易造成混淆,起不到代字作用。如华东师范大学,它的代字不能写成华师大,因为另外还有华中师范大学、华南师范大学,如用华师大就不能分辨,而应写为华东师大。同样,南京大学的机关代字不能写成南大,因为另外还有南开大学,河南大学的机关代字不能写成河大,因为另外还有河北大学。
2、年份不全。乱用括号。例如
①金计生(96)第15号
②夹民政(20**)16号
③夹府发〔20**〕47号
例①年份不全,应写为1996,使用圆括号也不正确,根据《国家行政机关公文格式》GB/T97041988(以下简称原国标)规定,应用六角括号〔〕,第字多余,应删去;例②③年份应置于六角括号〔〕内。
3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如
①成保〔96〕劳人字第51号
②〔20**〕外经贸发展审函字第2691号
新国标和原国标都规定了机关代字的结构形式是发文机关代字+年份+序号。因此,例①的错误是机关代字分列年份两边,且年份不全,第、字多余,正确的应该是成保劳人〔1996〕51号;例②年份在发文机关代字前,字、第多余,应改为外经贸发展审
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